{"id":7981,"date":"2014-09-12T09:40:41","date_gmt":"2014-09-12T14:40:41","guid":{"rendered":"http:\/\/emergenceweb.com\/blog\/?p=7981"},"modified":"2014-09-12T09:40:41","modified_gmt":"2014-09-12T14:40:41","slug":"lavenir-des-intranets-au-quebec-les-entreprises-attendent-le-point-de-rupture-4","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/emergenceweb.com\/blog\/2014\/09\/lavenir-des-intranets-au-quebec-les-entreprises-attendent-le-point-de-rupture-4\/","title":{"rendered":"L&rsquo;avenir des intranets au Qu\u00e9bec: les entreprises attendent le point de rupture (4)"},"content":{"rendered":"<p>Le\u00a0document publi\u00e9 r\u00e9cemment par le Cefrio sur\u00a0<a href=\"http:\/\/www.cefrio.qc.ca\/publications\/numerique-entreprise\/intranets-usages-et-meilleures-pratiques\/\">les usages et meilleures pratiques en mati\u00e8re d\u2019intranet au Qu\u00e9bec<\/a>\u00a0traite de fa\u00e7on s\u00e9par\u00e9e de la collaboration et des outils du Web social. Confusion des genres ou geste volontaire ? Un peu des deux \u00e0 mon avis. Les espaces collaboratifs ont toujours exist\u00e9 dans l&rsquo;entreprise. De fa\u00e7on traditionnelle comme une salle de r\u00e9union o\u00f9 se rencontraient de fa\u00e7on transversale, plusieurs employ\u00e9(e)s motiv\u00e9s \u00e0 partager leur expertises et faire avancer en commun un projet.<!--more--><\/p>\n<p>Sauf que ces derniers avaient \u00e0 leur disposition, des outils rudimentaires comme les tableaux avec crayons feutres, les blocs-notes, les documents Word, Excel ou PowerPoint en tant que retranscriptions partag\u00e9es par courriel ou encore par \u00e9change direct de fichier. Dans le document du Cefrio, voici comment on d\u00e9finit la nouvelle collaboration :<\/p>\n<blockquote><p><em>\u00abLa collaboration en ligne au sein d\u2019une organisation permet aux employ\u00e9s d\u2019\u00e9changer de l\u2019information, des\u00a0connaissances et des documents, et de travailler ensemble sur des projets tout en se trouvant dans des lieux\u00a0g\u00e9ographiques diff\u00e9rents. Un des avantages de la collaboration par un intranet est le fait qu&rsquo;on peut limiter les\u00a0envois par courriel, lesquels sont bilat\u00e9raux et ne permettent pas \u00e0 l\u2019organisation de faire un suivi des\u00a0conversations et des documents envoy\u00e9s. Les intranets permettent d\u2019enregistrer des documents qui seront\u00a0ainsi disponibles \u00e0 tous, voire d\u2019archiver automatiquement les courriels dans des lieux de partage de\u00a0documents.\u00bb<\/em><\/p><\/blockquote>\n<p>La nouvelle collaboration introduit, selon les auteurs, une notion de distance. Que les nouveaux outils pr\u00e9sents dans l&rsquo;intranet permettent de partager et d&rsquo;innover \u00e0 distance&#8230; Bon bravo pour le partage et l&rsquo;innovation qui sont, en effet, des r\u00e9sultantes d&rsquo;une meilleure collaboration et oui pour l&rsquo;avantage de pouvoir collaborer tout en demeurant bien assis \u00e0 son poste de travail. Mais l\u00e0 o\u00f9 j&rsquo;ai plus de difficult\u00e9 c&rsquo;est quand on veut parler des nouveaux outils et de leurs usages.<\/p>\n<p>Les espaces les plus courants selon eux sont<strong> les espaces projets\u00a0et les groupes de travail (tr\u00e8s souvent d\u00e9velopp\u00e9s sur SharePoint) ou les espaces par service ou par direction. <\/strong>Les auteurs poursuivent et essayant de pr\u00e9ciser les outils collaboratifs car espaces, c&rsquo;est bien vague&#8230;<\/p>\n<blockquote><p><strong><\/strong><em>\u00abLes espaces collaboratifs ne sont qu\u2019une partie de la collaboration. Ils peuvent comprendre divers outils en ligne\u00a0comme les logiciels de gestion de projet, les wikis, les blogues, les forums, etc., ou encore des espaces\u00a0g\u00e9ographiques physiques (quoiqu\u2019ils soient beaucoup plus rares au sein des organisations). Or, les outils\u00a0collaboratifs en ligne englobent \u00e9galement des outils qu\u2019on associe davantage \u00e0 la communication et \u00e0\u00a0l\u2019\u00e9change de mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, tels que le courriel, la messagerie instantan\u00e9e ou la vid\u00e9oconf\u00e9rence.\u00bb<\/em><\/p><\/blockquote>\n<p>Mais dites-moi&#8230;D&rsquo;une part c&rsquo;est quoi l&rsquo;autre partie de la collaboration et pourquoi les outils identifi\u00e9s ci-haut comme les wikis, forums et blogues se retrouvent-ils plus loin, dans le document \u00e0 titre d&rsquo;outils du Web social ?<\/p>\n<p><iframe loading=\"lazy\" src=\"https:\/\/www.flickr.com\/photos\/emergent007\/15210739702\/player\/\" height=\"338\" width=\"500\" allowfullscreen=\"\" frameborder=\"0\"><\/iframe><\/p>\n<p>M\u00eame dans le graphique ci-haut, les espaces de partage d&rsquo;id\u00e9es ou communaut\u00e9s innovantes, sont en fait les <a href=\"http:\/\/en.wikipedia.org\/wiki\/Ideagoras\">id\u00e9agoras<\/a>, telles que d\u00e9finies par <a href=\"http:\/\/en.wikipedia.org\/wiki\/Don_Tapscott\">Don Tapscott<\/a> et faisant clairement partie du Web social&#8230;<\/p>\n<p>Ce grand flou artistique, entretenu depuis des ann\u00e9es autour de la collaboration fait que bien des entreprises sont d\u00e9senchant\u00e9es des r\u00e9sultats des rares initiatives qui, \u00e0 mon avis, sont faites sans vraie strat\u00e9gie pr\u00e9alable, au petit bonheur la chance, sans grande compr\u00e9hension des usages et surtout des efforts \u00e0 consentir pour b\u00e2tir une communaut\u00e9 collaborative et ensuite l&rsquo;animer, la faire vivre et prosp\u00e9rer pour qu&rsquo;elle innove et donne les r\u00e9sultats probants&#8230;<\/p>\n<p>Ce qui donne ce genre de r\u00e9sultats:<\/p>\n<blockquote><p>\u00ab<em>\u00a0<\/em><em>Dans l\u2019ensemble,\u00a037 % des entreprises qui proposent des outils collaboratifs sur leur intranet n\u2019en sont pas satisfaites, ce qui en\u00a0fait le deuxi\u00e8me facteur d\u2019insatisfaction apr\u00e8s les m\u00e9dias sociaux (51 % d\u2019entreprises insatisfaites).\u00bb<\/em><\/p><\/blockquote>\n<p>Ce qui fait que :<\/p>\n<blockquote><p><em>\u00abDans l\u2019enqu\u00eate, on observe que 54 % des entreprises ont dit avoir d\u00e9ploy\u00e9 peu ou pas d\u2019espaces collaboratifs\u00a0et ce, malgr\u00e9 l\u2019ouverture des employ\u00e9s pour ces derniers.\u00bb<\/em><em>.<\/em><\/p><\/blockquote>\n<p>Trop d&rsquo;entreprises se fient pour ces projets de transformation horizontale de la communication et du travail en \u00e9quipe sur des personnes qui n&rsquo;ont pas les comp\u00e9tences requises, que ce soit en technologies, en communication ou en ressources humaines. Ces personnes sont rarement form\u00e9es aux nouveaux usages de la communication interactive et \u00e0 la gestion de communaut\u00e9s virtuelles.<\/p>\n<p>J&rsquo;ai d\u00e9j\u00e0 vu, dans une organisation, un manuel sur les r\u00e8gles d&rsquo;utilisation d&rsquo;un wiki faire presque 200 pages !!! Par essence, la collaboration et les outils qui la permettent se doivent d&rsquo;\u00eatre agiles, faciles d&rsquo;utilisation, avec le moins de r\u00e8gles possible mais avec un super bon encadrement et une volont\u00e9 d&rsquo;en faire des outils de m\u00e9moire pour l&rsquo;entreprise. Pas pour rien que les auteurs constatent :<\/p>\n<blockquote><p><em>\u00abOn constate, par les \u00e9tudes de cas et l\u2019enqu\u00eate r\u00e9alis\u00e9es, que si beaucoup d\u2019organisations parlent de stimuler la\u00a0collaboration sur l\u2019intranet, peu y consacrent des efforts et celles qui le font en sont rarement satisfaites.\u00bb \u00ab<\/em>Dans l\u2019ensemble, seulement 21% des entreprises sont tr\u00e8s satisfaites de leur intranet en g\u00e9n\u00e9ral et les 2 aspects dont les entreprises sont les moins satisfaites sont les\u00a0m\u00e9dias sociaux\u00a0et les\u00a0outils de collaboration\u00bb.<\/p><\/blockquote>\n<p>Il y a dans ce dernier constat beaucoup \u00e0 r\u00e9fl\u00e9chir pour les responsables de projets ou sites intranet. Ce tableau ci-dessous parle de lui-m\u00eame. Les principales fonctions de l&rsquo;intranet ont un fort taux d&rsquo;insatisfaction (au-del\u00e0 de 20%).<\/p>\n<p><iframe loading=\"lazy\" src=\"https:\/\/www.flickr.com\/photos\/emergent007\/15210739822\/player\/\" height=\"260\" width=\"500\" allowfullscreen=\"\" frameborder=\"0\"><\/iframe><\/p>\n<p>Ce n&rsquo;est par rien: l&rsquo;ergonomie, les applications disponibles, l&rsquo;engin de recherche (un classique) mais surtout les trois derniers soit 1- la personnalisation, 2- la collaboration et 3- les m\u00e9dias et r\u00e9seaux sociaux. Et le plus fort taux de satisfaction ? Vous avez s\u00fbrement remarqu\u00e9 : l&rsquo;acc\u00e8s \u00e0 distance et ce, malgr\u00e9 toutes les r\u00e9ticences des gens de la s\u00e9curit\u00e9&#8230;<\/p>\n<p>Donc, pourquoi cette insatisfaction marqu\u00e9e en ce qui a trait aux m\u00e9dias et r\u00e9seaux sociaux ? Dommage pas de r\u00e9ponse dans le sondage du Cefrio, ou dans les meilleures pratiques&#8230; Tout au plus ce graphique qui fait \u00e9tat des principaux obstacles.<\/p>\n<p><iframe loading=\"lazy\" src=\"https:\/\/www.flickr.com\/photos\/emergent007\/15210739692\/player\/\" height=\"215\" width=\"500\" allowfullscreen=\"\" frameborder=\"0\"><\/iframe><\/p>\n<p>Et c&rsquo;est peut-\u00eatre pour cela qu&rsquo;il y a tant d&rsquo;insatisfaction. C&rsquo;est peut-\u00eatre le fait que les employ\u00e9s y sont ouverts mais sont bloqu\u00e9s par la direction qui n&rsquo;y voit aucun avantage, aucun retour sur investissement. Pourquoi j&rsquo;installerais un Facebook dans mon entreprise ? Vous les entendez ? Pour que les employ\u00e9s aillent y perdre leur temps ou d\u00e9raper avec des critiques sur la gestion, l&rsquo;entreprise ou m\u00eame sur leurs confr\u00e8res&#8230; Vous les entendez n&rsquo;est-ce pas ? Nous sommes donc encore tr\u00e8s loin des wikis, blogues et surtout r\u00e9seaux socio-professionnels au sein des entreprises qu\u00e9b\u00e9coises. (On verra dans le prochain billet le gouffre qui existe&#8230;)<\/p>\n<p>En fait voici un tableau qui dresse le portrait actuel qui n&rsquo;est pas tr\u00e8s joli, si vous voulez mon avis.<\/p>\n<p><iframe loading=\"lazy\" src=\"https:\/\/www.flickr.com\/photos\/emergent007\/15188182486\/player\/\" height=\"164\" width=\"500\" allowfullscreen=\"\" frameborder=\"0\"><\/iframe><\/p>\n<p><strong>Gouvernance et priorit\u00e9s<\/strong><\/p>\n<p>Deux derniers points avec de clore ce billet. Il serait malvenu de ma part de passer sous silence un autre point tr\u00e8s important dans les meilleures pratiques soit la gouvernance de l&rsquo;intranet et des r\u00e9seaux socio-professionnels ou RSE.<\/p>\n<p>Le sondage du Cefrio r\u00e9v\u00e8le que seulement 31 % des entreprises ayant un intranet ont mis en place une forme ou une autre de gouvernance. Pourtant, la gouvernance ne comprend pas que des r\u00e8gles d&rsquo;utilisation ou des normes. C&rsquo;est bien d&rsquo;avoir des r\u00e8gles et des normes comme on le voit dans le tableau ci-dessous mais c&rsquo;est encore mieux de pouvoir d\u00e9terminer comment les cr\u00e9er et comment les faire appliquer.<\/p>\n<p><iframe loading=\"lazy\" src=\"https:\/\/www.flickr.com\/photos\/emergent007\/15210739682\/player\/\" height=\"172\" width=\"500\" allowfullscreen=\"\" frameborder=\"0\"><\/iframe><\/p>\n<p>La gouvernance est cruciale au bon fonctionnement de l&rsquo;intranet et surtout \u00e0 son \u00e9volution. C&rsquo;est le qui fait quoi et avec quels moyens qui est en jeu ici. Pas la simple propri\u00e9t\u00e9, le vieux jeu de celui qui fait pipi le plus loin entre les d\u00e9partements de Ti (DSI) et les Communications, le bon vieux \u00e0 qui appartient l&rsquo;intranet&#8230; C&rsquo;est la d\u00e9finition m\u00eame de la structure de fonctionnement au quotidien, de la d\u00e9finition des priorit\u00e9s annuelles et tri-annuelles, en groupe et avec consensus de tous les acteurs, c&rsquo;est la gestion des ressources : webmestres, \u00e9dimestres, gestionnaires de communaut\u00e9s, employ\u00e9s-auteurs, etc.<\/p>\n<p>C&rsquo;est aussi la d\u00e9finition du partage de responsabilit\u00e9s en ce qui a trait \u00e0 la gestion corporative, \u00e0 la d\u00e9finition des grandes orientations, de la vision \u00e0 moyen et long terme, \u00e0 qui sera responsable d&rsquo;approuver les budgets et les ressources n\u00e9cessaires, \u00e0 d\u00e9terminer qui sera le champion au sein de la haute direction. La gouvernance c&rsquo;est aussi former, \u00e9duquer car il est clair que dans l&rsquo;entreprise comme dans la soci\u00e9t\u00e9, la litt\u00e9ratie num\u00e9rique n&rsquo;est pas aussi r\u00e9pandue qu&rsquo;on le voudrait&#8230;<\/p>\n<p>Et en conclusion ? Un constat un peu plus r\u00e9jouissant soit que 61% des entreprises et\u00a075% des entreprises de 250 employ\u00e9s et plus ont l\u2019intention de faire \u00e9voluer leur intranet au cours des 12 prochains mois. Mais on peut aussi le voir par l&rsquo;autre bout de la lorgnette comme le fait ici le Cefrio :<\/p>\n<blockquote><p><em>\u00abUn intranet n\u2019est pas fig\u00e9 dans le temps. Pourtant, au vu des investissements de temps et d&rsquo;argent n\u00e9cessaires\u00a0pour le mettre en place, une organisation pourrait \u00eatre tent\u00e9e de le laisser sous sa forme actuelle\u2026 jusqu\u2019au\u00a0point de rupture. D\u2019ailleurs, 30 % des entreprises sond\u00e9es ne pr\u00e9voient aucune \u00e9volution de leur intranet pour\u00a0les deux prochaines ann\u00e9es.\u00bb<\/em><\/p><\/blockquote>\n<p>Et ils ont raison sur ce point. Les entreprises qu\u00e9b\u00e9coises demeurent frileuses et ce depuis le crash de la Bulle techno en 2000. On attend le point de rupture pour agir, investir, am\u00e9liorer, collaborer et innover. Et ce point de rupture est proche pour nombre d&rsquo;entre elles. Triste&#8230;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Le\u00a0document publi\u00e9 r\u00e9cemment par le Cefrio sur\u00a0les usages et meilleures pratiques en mati\u00e8re d\u2019intranet au Qu\u00e9bec\u00a0traite de fa\u00e7on s\u00e9par\u00e9e de la collaboration et des outils du Web social. Confusion des genres ou geste volontaire ? Un peu des deux \u00e0 mon avis. Les espaces collaboratifs ont toujours exist\u00e9 dans l&rsquo;entreprise. 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