Mise à jour: Sondage sur les intranets au Québec: de bien tristes constats ! (2)

Hé que vous êtes impatient(e)s !!! Vous voulez les résultats de l’étude et levez le nez sur les meilleures pratiques ? C’est en effet, à part les partages du billet précédent, ce qui semble vous intéresser le plus : «Dis-nous en plus sur les résultats, c’est quoi ton analyse de ces derniers ?» Bon, bon… Je vais donc bousculer mon calendrier de publication mais en essayant de fondre meilleures pratiques et résultats.

Je me réserve aussi le privilège de terminer avec un billet qui met les travaux du Cefrio en contexte avec l’Observatoire de l’intranet fait en France et aussi avec les résultats de la conférence Intranets Now qui vient d’avoir lieu à Londres le 2 septembre dernier et qui regroupait des «vieux de la vieille» comme Gerry McGovern, Sam Marshall et Martin White ainsi que de nouvelles figures montantes comme Gloria Lombardi. Dire que les trois premiers sont venus à Intracom à Montréal en 2003, ça ne me rajeunit pas…

Bref, trève de nostalgie et passons aux résultats du sondage du Cefrio, rappelons-le auprès de 1 000 entreprises québécoises. Le Cefrio tire dix grands constats des résultats mais avant de vous les offrir en pâture, je tiens à noter que malheureusement, le sondage ne fournit pas la tableau essentiel, primordial, celui que tous et toutes attendent soit le positionnement du Québec et de ses entreprises par rapport aux grands tableaux des phases d’évolution dont j’ai traité dans le billet précédent, que ce soit celui de Gartner ou celui de Razorfish.

Où en sommes-nous clairement selon le graphique de Gartner, ci-dessus ? Phase 1, 2 ou 3 et 4 qui correspondent aux nouveaux usages de l’entreprise «dite» sociale ? Les chiffres n’en parlent pas mais il est clair qu’il disent que seulement 35,5% (355 entreprises sur 1 000, ouf ! ) ont un intranet mais ce chiffre croît selon la taille. En effet, près de 80% des entreprises de 500 employés et plus en ont un… Impossible de faire la corrélation avec l’évolution mais il semble que la majorité en soit toujours à la phase 1 ou 2 soit en mode informationnel simple ou infobèse…

Ainsi, selon le premier constat du Cefrio, « l’utilisation des intranets comme plateformes internes de type Internet de partage d’information supportant le travail quotidien des employés est beaucoup plus grande dans les grandes entreprises que dans les petites, ce qui explique que dans les grandes entreprises de 250 employés et plus (21%), l’intranet est dans 1 cas sur 3 sous la responsabilité du département des communications. Les intranets, qui sont utilisés comme des sites web internes dans une entreprise notamment pour diffuser de l’information aux employés, sont présents dans la majorité des entreprises de 500 employés et plus (79%) voire de 250 employés et plus (70%). »

Bref, un constat un peu tragique, si on groupe ces chiffres. Seulement 35 % des entreprises sondées ont un intranet. De ces entreprises, 66% ont un intranet depuis au moins cinq ans et 35% depuis 10 ans et plus et presque 80% d’entre elles l’utilisent comme un outil d’information, soit en phase 1 et 2 selon Gartner… Et pour mettre la cerise sur le sundae, 65% des entreprises n’ont qu’une refonte majeure à leur crédit et 19% aucune !!! Ceci explique cela…On en est encore à l’ère où on se sert de l’intranet pour mettre des contenus informationnels statiques et plus l’entreprise est importante, plus on en met jusqu’à en devenir infobèses.(graphique ci-dessous)

Triste constat. Aussi triste celui que 84% des entreprises n’ont aucune ou une seule refonte de leur intranet même si 35% des entreprises ont un intranet depuis 10 ans et plus. L’intranet apparaît ici nettement comme un outil non stratégique dans lequel l’entreprise n’investit que peu de moyens financiers mais aussi de ressources humaines. Ainsi, 65% des entreprises ont une personne ou moins donc pas, qui s’occupe de l’intranet. Et seulement 45% ont déployé une ou plusieurs mesures incitatives pour encourager l’usage de l’intranet…

Et si vous parcourez le sondage, une autre chose frappe comme évidence :

Face à la surabondance d’information dans les intranets québécois, devinez quelle fonction est la plus utilisée ? La recherche bien entendu mais dans la grande majorité des entreprises et ça, ce n’est pas le sondage qui le révèle mais l’expérience avec les clients et les confrères lors de conférences, c’est que ces outils de recherche ne fonctionnent pas ou mal, faute d’une indexation adéquate…

Bon, essayons d’être positifs et voyons les neuf autres constats du Cefrio:

CONSTAT  2: ACCÈS 

– Accès à l’intranet que ce soit sur le lieu de travail ou à distance encore loin d’être généralisé.

– Par contre, les entreprises de 250 employés + sont plus nombreuses à mettre en place des mesures incitatives pour encourager l’usage.

CONSTAT  3: OUTILS 

– SharePoint: outil no 1, autant dans la grande (500 employés+) que dans la plus petite entreprise (20-499 employés).

– BYOD: encore une question qui ne fait pas l’unanimité.

– CONSTAT  4: CONTENUS 

– Plus l’entreprise est grande, plus la quantité de contenus retrouvés sur son intranet est importante mais le niveau de personnalisation de l’accès au contenu selon le profil de l’usager ne change pas (seulement 1 entreprise sur 2 fait de la personnalisation et pas de variation significative selon la taille).

– Forme des contenus i.e. textes, images, vidéos ou audio ne varie pas non plus selon la taille de l’entreprise.

CONSTAT  5: ROI 

– Une minorité d’entreprises (15%) a déjà effectué une évaluation formelle du retour sur investissement de son intranet mais cependant 87% des répondants reconnaissent que l’intranet facilite le travail des employés.

CONSTAT 6: COLLABORATION 

– Travailler sur un espace collaboratif et partage de savoirs sur intranet : étonnamment davantage présents chez les 20-49 employés … question d’agilité?

•partager des savoirs (65%)

•travailler sur un espace collaboratif (55%)

– Seulement 15% des entreprises de 500 employés + reconnaissent avoir une pratique largement étendue des espaces de collaboration en ligne dans l’entreprise vs 11% chez les 20-499 employés.

– Le plus fréquent: espaces de projet et groupes de travail et espaces par service ou direction.

– Des 650 entreprises sans intranet interrogées, 70% disent n’avoir aucun besoin mais 29% reconnaissent utiliser d’autres moyens pour collaborer entre employés.

– Ce sont surtout les entreprises de 250 employés et plus qui ont l’intention de déployer au cours des 12 prochains mois des espaces de collaboration.

CONSTAT  7: SATISFACTION 

– Dans l’ensemble, seulement 21% des entreprises sont très satisfaites de leur intranet en général et les 2 aspects dont les entreprises sont les moins satisfaites sont les médias sociaux et les outils de collaboration.

CONSTAT  8: GOUVERNANCE 

– C’est seulement 51% des entreprises avec intranet de 250 employés + qui ont une stratégie de gouvernance de leur intranet.

CONSTAT  9 : WEB 2.0 

– Ce sont surtout les entreprises de plus grande taille (250 employés +) qui intègrent des outils de Web 2.0 sur leur intranet: 38% vs 26% chez 20-49 employés et 24% 50-249).

– Une ouverture (55%) dans les entreprises de 250 employés + aux réseaux socioprofessionnels et de la résistance chez les plus petites entreprises de 20-49 employés.

CONSTAT  10: PRIORITÉS 

– Responsables TI et non TI ont des visions différentes des priorités et des obstacles.

– 75% des entreprises de 250 employés + ont l’intention de faire évoluer leur intranet au cours des 12 prochains mois.

Décidément, ces constats sont pour plusieurs loin d’être réjouissants. Je reviendrai sur eux demain, même si c’est samedi car il a a trop de matière à festin ici : gouvernance, ROI, mobilité, collaboration, Web social, RSE, évolution, etc !

MAJ

Pour faire du pouce sur le fait que les entreprises ne mettent pas les ressources nécessaires au développement de leur intranet, en particulier des personnes, je joins le billet que vient de publier Gérald Fillion, journaliste économique à ICI Radio-Canada et qui s’intitule :«Les entreprises n’embauchent plus!»