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Communautés et entreprise 2.0: Retour sur la personnalisation !!!

14 juin 2011

Bon, le temps est venu de reprendre du service… Et avant de faire certains billets qui m’ont hanté l’esprit depuis plus d’un mois dont celui sur les plus récents résultats de l’Observatoire de l’intranet (demain), je me dois tout d’abord de republier en guise d’entrée en matière, celui commis fin 2009 sur les communautés à l’interne et leurs divers niveaux de personnalisation.

J’avais écrit ce billet en pleine consultation chez un client qui désirait se doter d’une communauté professionnelle interne. Notez bien que je choisis mes mots. Je ne parle pas de médias sociaux… Il y a une grande différence, trop souvent gommée, entre médias sociaux et réseaux sociaux. Ce gommage “à la Facebook” nuit beaucoup à l’intégration de ces réseaux à l’interne mais bon, ce sera l’objet d’un autre billet…

Pour le moment, je travaille avec un autre client à la refonte de son intranet et possiblement l’intégration d’outils collaboratifs et les besoins de communautés ou de réseaux internes se révèlent fort semblables:projet-pilote

Ainsi, on a cru au départ au grand paradigme de la transformation globale et uniforme de l’entreprise traditionnelle en entreprise 2.0. La pratique est en train de prouver le contraire… En effet, plus je travaille avec mes clients au déploiement de stratégies Web 2.0 et de certains de ses outils à l’intérieur de leurs entreprises ou organisations, plus je m’aperçois que ce déploiement doit se faire de façon graduelle, avec au départ un ou des projets pilotes ou “bac à sable”, comme disent les cousins.

Très important que d’identifier, dans un premier temps, les volontaires ou encore les clients internes qui soient prêts à plonger dans l’aventure et assez enthousiastes et convaincus pour faire d’un simple carré de sable, une histoire à succès. Et pas seulement que de les identifier… Ces derniers auront, avec l’équipe de projet, une énorme responsabilité: Réussir à implanter une communauté interne, un wiki, un blogue ou une idéagora et surtout à les dynamiser.

Important aussi que d’identifier les personnes aptes à dynamiser l’expérience, ceux que l’on nomme maintenant les gestionnaires de communautés ou encore les curateurs de contenus. Il s’agit là d’une responsabilité qui échoit à l’équipe de projet. Mais attention ! La réussite d’une stratégie Web 2.0 en entreprise ne doit pas dépendre uniquement, diront certains, de châteaux de sable…

Elle doit être conçue en phases mesurées dans le temps (j’entends certains parler d’étapisme…) et qu’il faut aussi ternir compte de réalités différentes dans les unités d’affaires et profiter, si possible, d’une refonte de l’intranet existant (s’il existe bien entendu), miser sur ses forces et corriger ses faiblesses. Un peu comme l’a défini Ross Dawson dans ce diagramme:

graph1

Les réalités sont très différentes, que se soit au point de vue fonctionnel ou opérationnel. La mise en place des communautés internes, blogues ou wikis doit s’intégrer dans une stratégie de refonte de l’intranet existant et profiter, si possible, des fonctionnalités de personnalisation afin de présenter aux employés les informations corporatives et la conversation sur ces dernières ainsi que la collaboration sur les grands enjeux de l’entreprise dans un espace global et ouvert. Bref, l’intranet offrira par la gestion des profils personnels (personnalisation et SSO), un accès illimité à cette grande communauté d’entreprise.

Mais il n’y a pas que cette grande communauté… Là, je rejoins le discours que nous tenions au début des années 2000 en tant que spécialistes de l’intranet. La personnalisation des intranets est la solution à l’intégration du Web 2.0 dans l’entreprise en permettant de créer différents niveaux de communautés dans l’entreprise.

Dans mes conférences antérieures sur les intranets, je parlais de trois niveaux de personnalisation dans l’intranet d’entreprise: Moi en tant qu’employé, moi en tant que spécialiste dans ma communauté professionnelle, et moi en tant qu’employé dans l’entreprise. Ces trois niveaux, je les applique maintenant aux communautés qui généreront par la suite les réseaux internes.

Premier niveau

Comme nous venons de le voir, le premier niveau de communauté touche l’entreprise dans son ensemble. Des communautés que je nomme d’intérêt et qui sont ouvertes à tous les employés: profil personnel et professionnel à partager avec tous afin de faciliter la communication et la conversation, faciliter aussi l’identification des expertises et faciliter l’innovation participative. Ces communautés d’intérêt sont corporatives et créées et animées par un gestionnaire de communauté aidé de super-utilisateurs qui forment habituellement jusqu’à 10% des employés.

Booz, Allen, Hamilton

La communauté d’intérêt et ouverte chez Booz Allen Hamilton

Le fameux 10% qui lui-même fait partie du 20 à 30% de “Early Adopters” (créateurs et critiques) nécessaires à tout succès de communautés, en particulier les grandes communautés internes de premier niveau comme celle de BAH ci-dessus. Le succès des communautés repose beaucoup sur les épaules des gestionnaires de communautés qui doivent être en mesure de bien gérer l’échelle des technographies sociales, formant l’écosystème de leur entreprise ou organisation:

échelle

Et c’est par un portail personnalisé que les employés accèdent à ces communautés. Ces dernières comprennent principalement des outils de communication sociale tels que blogues, micro-blogues et réseaux professionnels, le pendant interne du réseau social. Elles comprennent aussi outils de partage de photo et de vidéos, des fonctions RSS et de messagerie instantanée, de «bookmarking», de «tagging» de votation populaire, de sondage et des idéagoras internes.

Deuxième niveau

À ce niveau, les communautés se spécialisent et deviennent des communautés de pratique, si chères aux spécialistes des ressources humaines qui ne jurent que par la gestion du savoir. En effet, c’est à ce niveau que les communautés génèrent des contenus d’expertise ou de mémoire d’entreprise™ à partager entre employés d’une même spécialité en vue d’un transfert générationnel. Comme pour les premières, ces communautés de pratique sont animées par des super-utilisateurs, toujours sous la coordination d’un gestionnaire de communautés.

Wachovia

Les trois niveaux de communauté de pratique chez Wachovia

Blogues d’expertise et surtout wikis de projet et encyclopédiques y foisonnent ainsi que le partage de vidéos et photos mais aussi une ou des idéagoras en extranet pour établir un lien avec les retraités afin de récupérer leur expertise et établir des liens de mentorat avec les plus jeunes en entreprise. Cela, IBM l’a bien compris avec cet extranet:

IBM-retraités

Au deuxième niveau, la personnalisation commence à jouer un rôle plus actif car les divers outils ne sont pas nécessairement disponibles à tous les employés de l’entreprise. Ils le seront en fonction de leur profil professionnel, de leur expertise ou de leur intérêts particuliers. C’est aussi là que se créent des réseau basés sur le partage d’expertise et le transfert du savoir. Plusieurs de ces communautés vivent et prospèrent dans un tel environnement mais ont besoin de temps et de reconnaissance de la part de la gestion. Et comme le disent plusieurs des animateurs de ces communautés, il faut être raisonnables dans les objectifs de départ et ne pas prendre “les bouchées trop grosses”.

Troisième niveau

Ce niveau est par essence, beaucoup plus «granulaire», met en scène des communautés de projets et offre des outils de collaboration opérationnels. Ce sont en particulier des wikis ou blogues de projet et dans bien des cas, ces derniers sont munis de système de sécurité et de confidentialité plus ou moins élaborés et seulement les membres des équipes y sont autorisés, toujours en fonction de leur profil professionnel, tel que défini par l’outil de portail intranet, des outils tels que SharePoint, WebSphere, ou SAP Enterprise Portal mais d’autres aussi comme Google…

Ces communautés, comme pour les précédentes, sont aussi régies par des codes d’éthique ou «règles d’engagement». Ces dernières sont soit établies par consensus avec les utilisateurs, ce qui est souhaitable mais dans certains cas, de façon unilatérale par la direction…

Anchorpedia

Le wiki de service de la US Navy à accès privé et nommé Anchorpedia.

Dans des environnements sécurisés,  ces communautés fermées ne se parlent pas du tout entre elles ou ne parlent pas au reste de l’entreprise, perpétuant les silos pour des raisons de confidentialité et de sécurité. Mais ces raisons et ces niveaux varient d’une entreprise à l’autre et idéalement, elles devraient décloisonner les employés confinés à ces silos mais ce n’est pas demain la veille et pour le moment il faut faire avec.

C’est ce qu’a fait la très secrète CIA… Étrange de parler de Google dans un environnement sécurisé mais je prends l’exemple des communautés collaboratives mises en place à Langley. J’en ai déjà parlé dans un billet à la suite de la présentation qu’avaient fait Sean Dennehy et Don Burke à la conférence Enterprise 2.0 de Boston en 2008. C’est grâce à l’aide et aux technologies de Google que la CIA s’est dotée d’Intellipedia.

CIA

Intellipedia est un ensemble d’initiatives 2.0 :

  • Intellipedia une encyclopédie d’aggrégation
  • Intelink blogs pour la communication
  • Tag|Connect (similaire à del.icio.us ) pour le classement
  • Inteldocs (un SGD pour le partage de docs à l’ensemble de la communauté)
  • Gallery (similaire à Flickr pour le partage de photos)
  • iVideo (similaire à YouTube pour le partage de vidéos )
  • Intelink Instant Messaging (IIM)
  • Really Simple Syndication (RSS)

D’autre part, l’environnement collaboratif mis en place n’est pas le vaste agora communautaire que l’on imagine mais plusieurs environnements avec trois niveaux de sécurité adaptés qui correspondent aux trois niveaux que j’ai identifiés plus haut :

  • Sensitive But Unclassified (SBU) (Intelink)
  • SECRET (SIPRNet) -U)
  • TOP SECRET (JWICS)

En arriver à implanter cet environnement horizontal dans une structure si hiérarchique et secrète relève du tour de force. Burke et Dennehy l’avouent : «Le projet en est encore à la phase initiale des «early adopters» qui ne sont pas tous des jeunes… La preuve est que le plus actif a la soixantaine avancée». En fait, Intellipedia comprendrait, dans sa partie Wiki, quelque 35 000 articles (200 000 pages) …

Dans d’autres organisations, la complexité du travail empêche les responsables de bien documenter leur communauté. Ils manquent de temps pour faire le travail de documentation nécessaire à la création d’expertise. Ils ont ainsi tendance à prendre de trop grosses bouchées en partant…  Par contre, ils peuvent trouver une façon de faire du transfert et du partage qui marche vraiment bien soit faire du pratique avec des sessions d’aide et travailler sur des cas pratiques et échanger des solutions. Ils peuvent aussi faire du transfert : Organiser des midis-causerie où on invite des spécialistes de l’externe.Et attention à l’enregistrement vidéo pour capturer ce transfert d’expertise…

Pareil modus operandi permet d’atteindre des niveaux surprenants de participation pouvant dépasser les 80% Et il ne faut pas oublier le réel… Les communautés peuvent se rencontrer “dans le réel” plusieurs fois par année pour discuter de l’avenir ou tout simplement pour réseauter.  Cela n’est pas leur seul fait. En effet, toutes les communautés virtuelles ont ce besoin. L’exemple qui me vient à l’idée est celui du Yulbiz. S’agit-il là d’un quatrième niveau de personnalisation ?

Blogues Événements LeWebParis

LeWeb Paris, Yulbiz, webcom-Montréal et autres perles rares…

8 novembre 2010

Comme je l’ai écrit dans un récent billet, je devrais être à Paris début décembre pour assurer ma cinquième “couverture” consécutive de la plus importante conférence en Europe sur les nouvelles technologies du Web, intitulée fort à propos,  LeWeb et organisée par Loic LeMeur et son épouse Géraldine. Et je ne serai pas le seul à assurer la couverture de l’événement à titre de blogueur officiel. Je serai accompagné par les ami(e)s Philippe Martin, Benoit Descary, Diane Bourque et Tara Hunt mais aussi par le nouveau québécois Damien Guinet. La liste des blogueurs officiels est disponible ICI.

Pourquoi j’écris ces quelques lignes alors que j’ai déjà écrit deux billets complets sur la conférence et son programme rempli de petites perles ? Parce que la liste des blogueurs officiels vient juste d’être publiée certes mais aussi pour souligner une autre nouveauté à la conférence que je trouve très intéressante.

Voici comment l’annonce a été faite sur le site de la conférence mais aussi sur Facebook, Twitter et dans notre GoogleGroup :

Your chance to get on stage at LeWeb

IgniteOn Dec 8th we will offer 10 LeWeb registered attendees the opportunity to speak for 5 minutes and share their passion in plenary.

The talks can be about anything..except a pitch for your business. In 20 rapid-fire slides, you’ll share your vision, your energy, your hobby, your philosophy–whatever will spark conversation and action amongst LeWeb’s attendees from around the globe. To learn more about this format and see some example talks, visit igniteshow.com.

Applications are due midnight PDT on November 10th.
You are allowed to attach PowerPoint slides, PDFs and/or videos to your application.

Génial mais il fallait y penser… Une conférence qui se veut 2.0 n’a pas qu’à organiser un WebCamp gratuit et généré par les participants. Cette formule du cinq minutes de “gloire” en est une autre manifestation même si les candidats seront choisis par un jury et non votés par leurs pairs. Oui, bon, Loic et Géraldine n’ont rien inventé puisque la formule Ignite existe déjà à la conférence Web 2.0 Expo organisée par Tim O’Reilly mais j’ai bien hâte de découvrir de petites perles parmi les dix candidats “élus”.

La perle webcom

Parlant de perles je ne peux pas rater l’occasion et  ainsi écrire quelques lignes à propos du prochain webcom-Montréal qui aura lieu le 17 novembre à l’OACI. Car justement, si vous désirez découvrir des perles de conférences sur le Web 2.0 et sur la mobilité, vous allez être servis, croyez-moi!

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Ce serait faire outrage au programme que de simplement vous donner le lien qui y mène… Je dois souligner à grands traits les études de cas proposées par Claire Flanagan de CSC, de Tim Moore de BART, la société de transport en commun de San Francisco qui utilise Foursquare, de Andrea Baker qui parlera d’intégration d”outils Web 2.0 chez Navstar mais aussi à la CIA, de Bevin Hernandez qui parlera de son expérience à Penn State mais aussi qui fera un speed-keybote très inspirant. Aussi ne manquez pas la conférence à quatre de John Dila, Steven Domeck, Jennifer Fogarty et Cynthia Rando, les deux premiers d’Innocentive et les autres de la NASA.

De telles perles constituent un trésor et pourtant elles ne sont que quelques-unes de toutes celles qui vous seront proposées en plus des keynotes du grand spécialiste mondial de l’utilisabilité, Jared Spool, sur l’avenir de l’utilisabilité et du design dans un monde mobile, de la grande spécialiste des communautés de vente en ligne, Marsha Collier et du grand spécialiste du Online PR, David Armano, VP D’Edelman Digital. Je ne voudrais pas oublier la conférence d’EXOPC, la tablette québécoise qui fait tant parler d’elle et celle du CTO de Seesmic, Johann Romefort. Tout cela sans oublier non plus le webcom-LIVE, le webcamp, le coin du livre et la nouvelle zone de eCommerce parrainée par Desjardins. Oh! je m’en voudrais de ne pas souligner également le dévoilement par le CEFRIO des résultats d’une étude qui fera le portrait de la mobilité au Québec et le travail des blogueurs et twitteurs officiels, soit Alexandre Enkerli, Philippe Bonneau et Jean-François Poulin.

Puisque j’en suis aux noms, je reviens en quelques lignes sur la conférence LeWeb à Paris pour vous mentionner que comme pour l’an dernier, nous aurons droit à quelques petits privilèges en tant que blogueurs officiels dont celui de faire le tour du proprio dans l’après-midi précédant la conférence en compagnie de Loic et que le même soir, nous serons tous reçus par l’organisation et surtout par Stéphanie Booth et Fred de Villalmil sur une péniche amarrée à un quai de la Seine, juste en face de Notre-Dame.

Cela fait partie de toutes les soirées et regroupements qui auront lieu au cours de la semaine à Paris. Ainsi, le lundi 6 décembre, aura lieu également le Yulbiz-Paris. Les organisateurs Fred Cavazza, Émilie Ogez et Fadhila Brahimi. en profitent pour souligner notre passage et ainsi échanger sur le capital social de l’entreprise du XXIeme siècle. Une soirée sous le signe d’un échange interculturel avec la présence de plusieurs blogueurs de renommée internationale. La rencontre aura lieu Au Bon Pêcheur, Châtelet Les Halles à compter de 18h30. Promis je prends des photos et vous en fais un compte-rendu le lendemain.

Entreprise 2.0 Mémoire d'entreprise wikis

Entreprise 2.0: Google serait-il un SharePoint «killer»?

3 avril 2010

Vous vous souvenez que dans plusieurs de mes billets antérieurs, j’ai abondamment traité de la monoculture propriétaire nord-américaine en matière informatique, qui alourdit et quelquefois immobilise les entreprises. Encore ces dernières semaines lors de conférences que j’ai données à Québec et Montréal, la question est revenue de la part de l’auditoire: «Que fait-on de l’Open source et surtout vers qui nous tourner???»

Bien sûr pour les PME et les petits organismes à but non-lucratifs, une myriade de petites solutions légères et agiles existent, que ce soit pour les blogues, les wikis, le micro-blogging et même les suites bureautiques. Mais pour les grandes entreprises et organismes publics et para-publics la partie et les enjeux sont différents…

Ce n’est un secret pour personne: Microsoft domine ce segment de marché avec 80% des entreprises dotées du portail SharePoint, Le 20% restant allant à IBM, SAP et autres. Mais à mon avis, le principal concurrent de Microsoft, le prochain «SharePoint killer», n’est pas la suite IBM mais bien l’univers Google. La firme de Mountain View a lancé il y a presqu’un an Wave en Open Source aux individus, comme aux entreprises afin de simplifier les processus de communication et de collaboration.

Puis, quelques mois plus tard, Google Buzz, venait fusionner messagerie traditionnelle et messagerie instantanée-agrégatrice de flux. Une entrée remarquée,  par des voies détournées, pour conquérir le marché de la communication et de la collaboration, marché largement associé à l’Entreprise 2.0 mais pas par l’autoroute… Plutôt un chemin en pente raide afin de faire subtilement entrer l’Open Source dans les grandes entreprises nord-américaines mais aussi ailleurs dans le monde.

Et pour ce faire, Vic Gundotra et les frères Lars et Yens Rasmussen ont demandé à la communauté des développeurs de les aider à terminer le produit qui a toujours une forme assez rudimentaire. Bel exemple de «crowdsourcing», en cohérence avec la philosophie Linux. Mais déjà, des voix se font entendre, entre autres sur Twitter, pour dire que le produit parce qu’il est Open Source, sera bien pour les individus mais pas pour les entreprises. Le débat est lancé…

Mais ce qu’il ne faut surtout pas oublier c’est que Google offrait DÉJÀ aux entreprises des solutions en logiciel libre aux entreprises. La preuve ? Tapez Google enterprise dans le moteur de recherche. J’ai pris l’exemple du gouvernement, constatez par vous-mêmes:

Mini-suite et Rock Stars

Mini-suite «Office», engin de recherche, partage de vidéos, gabarits de sites Web et wikis, bref un bon début et surtout à un prix défiant toute compétition. Bien avant l’arrivée d’Obama, une certaine agence fédérale avait compris… C’était il y a presque deux ans, à l’occasion de la conférence Enterprise 2.0 de Boston, j’avais commis un billet sur les «rock stars» de la conférence, en l’occurence Don Burke et Sean Dennehy de la CIA.

Ces derniers étaient venus présenter un projet qui a pris ses assises en 2005 dans un document de réflexion publié à la CIA et intitulé : «The Wiki and the Blog: Toward a Complex Adaptive Intelligence Community». Le projet se nomme Intellipedia, bien sûr pour Intelligence et Wikipedia mais il ne s’agit pas d’une encyclopédie des agents secrets… Loin de là ! En fait Intellipedia est un ensemble d’initiatives 2.0, soutenues par nul autre que Google dont voici les composantes :

  • Intellipedia or aggregation
  • Intelink blogs for communication
  • Tag|Connect (similar to the Internet’s del.icio.us) for organization
  • Inteldocs (a document management system for file sharing community-wide)
  • Gallery (similar to the Internet’s flickr)
  • iVideo (similar to YouTube)
  • Intelink Instant Messaging (IIM)
  • Really Simple Syndication (RSS)

Huit composantes… Pas très loin des dix que j’identifie comme étant requises à la création d’une mémoire d’entreprise™

Ce que je retiens également de leur présentation, c’est que d’une part, la CIA n’a pas de problèmes générationnels avec ses jeunes employés de la génération Y puisque ces derniers sont jumelés, dès leur arrivée, avec des «mentors» qui leur expliquent non seulement leur travail mais aussi les «us et coutumes» de la boîte. Et Burke d’affirmer :«They need to fit in». D’autre part que l’environnement collaboratif mis en place n’est pas le vaste agora communautaire que l’on imagine mais plusieurs environnements avec des niveaux de sécurité adaptés :

  • TOP SECRET (JWICS)
  • SECRET (SIPRNet)
  • Sensitive But Unclassified (SBU) (Intelink-U)

Et que finalement, en arriver à implanter cet environnement horizontal dans une structure si hiérarchique et secrète relève du tour de force. Et j’ai lu récemment que le projet risquait de disparaitre… Mais bref, le pîed est solidement inséré dans la poste gouvernementale et aussi dans celle des entreprises. Ne manque plus à Google qu’un portail personnalisé pour regrouper tous ces outils et fonctionnalités. Prendra-t-on iGoogle comme point de départ?

Je tiens aussi à vous souligner le billet publié par Dion Hinchcliffe. Dans ce billet écrit pour le compte de ZDNet, Hinchclife y va d’une très sérieuse analyse du potentiel de Wave en entreprise et publie, entre autres, cet intéressant diagramme :

Et il termine son analyse avec le paragraphe suivant :

«Google has launched many communication services since its inception including Gmail, Gtalk, Blogger to name just three, yet none of these have had such obvious business utility or attempted to reinvent the collaborative process from the ground-up. While it’s always possible that Google Wave will never broadly take off (see Mary Jo Foley’s analysis of Wave here), I’m betting that it’s likely to be one of the most interesting offerings to businesses that the company has created yet. With the open positioning, early outreach to the world, and the clarity of purpose and design, Google Wave has a good shot at helping take Enterprise 2.0 to the next level in many organizations.»

Et les gadgets sociaux ?

Donc, résumons-nous: une suite bureautique, une suite applicative, un moteur de recherche, une suite collaborative et comme le mentionne Hinchcliffe, la possibilité d’avoir aussi un portail personnalisé ainsi que celle d’y intégrer des réseaux sociaux-professionnels. C’est là qu’entrent en scène les gadgets sociaux…

Ce phénomène est rien de moins que l’apparition de  mini-plates-formes «sociales» en logiciel libre en provenance de nos Voisins du Sud. C’est en écoutant une conférence de Patrick Chanezon de Google, où il expliquait à propos de l’Open Social Initiative comment entreprises et institutions pouvaient tirer profit de l’adoption des réseaux sociaux ailleurs que sur l’Internet public, que j’ai accroché sur cette «diapo» :

Patrick venait ainsi de me faire connaitre le travail effectué par la compagnie Sun, sous forme de logiciel libre, pour favoriser de façon efficace l’intégration de réseaux socio-professionnels à un intranet ou portail d’entreprise avec Socialsite. Depuis ce temps, d’autres compagnies suivent le mouvement, dont Google avec Wave et iGoogle (voir image ci-dessous).

Propriétaire VS libre

D’un coté les fournisseurs traditionnels qui proposent des produits licenciés et de l’autre, les adeptes du logiciel libre de droits. Dans le cas de Socialsite comme pour Google, on propose aux entreprises l’intégration sans peine de «gadgets sociaux» à l’intérieur d’une interface Web, que ce soit un portail intranet, un wiki ou un blogue.

Les gadgets sociaux «libres» offerts par iGoogle (cliquez sur l’image)

J’explique rapidement. De nombreux outils de portail, comme SharePoint de Microsoft ou Enteprise Portal de SAP, offrent la possibilité d’insérer dans la page d’accueil ou ailleurs des boîtes de contenus que l’on nomme «portlets». Dans un blogue ou un wiki, on insère régulièrement des composants graphiques ou «widgets».

Un exemple de portlets sous licence IBM

La dernière mode, c’est d’insérer les caractéristiques des réseaux sociaux (liste d’amis, profil, statut personnel, etc.) dans les wikis, agrégateurs à la iGoogle ou Netvibes ou portails traditionnels et de les appeler «gadgets» au lieu de «portlets» ou «widgets».

Une mode qui pose cependant une question importante : que feront maintenant les fournisseurs de produits licenciés de réseaux socio-professionnels face à menace  des gadgets libres? Et cette suite d’applications Google viendra-t-elle à bout de Share Point dans les entreprises ? Qu’en pensez-vous ?

Entreprise 2.0 Gestion des organisations Ideagoras Innovation Intranet Mémoire d'entreprise Réseaux professionnels internes wikis

Communautés 2.0 en entreprise: trois niveaux personnalisés!

15 novembre 2009

On a cru au départ au grand paradigme de la transformation globale et uniforme de l’entreprise traditionnelle en entreprise 2.0. La pratique est en train de prouver le contraire… En effet, plus je travaille avec mes clients au déploiement de stratégies Web 2.0 et de certains de ses outils à l’intérieur de leurs entreprises, plus je m’aperçois que ce déploiement doit se faire de façon graduelle, par projets pilotes.

Mais aussi en phases mesurées dans le temps (j’entends certains parler d’étapisme…) et que nous devons surtout ternir compte de réalités différentes dans les unités d’affaires et profiter si possible d’une refonte de l’intranet existant (s’il existe bien entendu), miser sur ses forces et corriger ses faiblesses. Un peu comme l’a défini Ross Dawson dans ce diagramme:

Les réalités sont très différentes, que se soit au point de vue fonctionnel ou opérationnel. La mise en place des communautés internes, blogues ou wikis doit s’intégrer dans une stratégie de refonte de l’intranet existant et profiter si possible des fonctionnalités de personnalisation afin de présenter aux employés les informations corporatives et la conversation sur ces dernières ainsi que la collaboration sur les grands enjeux de l’entreprise dans un espace global et ouvert.  Bref, l’intranet offrira par la gestion des profils personnels (personnalisation et SSO), un accès illimité à cette grande communauté d’entreprise.

Mais il n’y a pas que cette grande communauté… Là, je rejoins le discours que nous tenions au début des années 2000 en tant que spécialistes de l’intranet. La personnalisation des intranets est la solution à l’intégration du Web 2.0 dans l’entreprise en permettant de créer différents niveaux de communautés dans l’entreprise.

Dans mes conférences antérieures, je parlais de trois niveaux de personnalisation dans l’intranet d’entreprise: Moi en tant qu’employé, moi en tant que spécialiste dans ma communauté professionnelle, et moi en tant qu’employé dans l’entreprise. Ces trois niveaux, je les applique maintenant aux communautés qui généreront pas la suite les réseaux internes.

Premier niveau

Comme nous venons de le voir, le premier niveau de communauté touche l’entreprise dans son ensemble. Des communautés que je nomme d’intérêt et qui sont ouvertes à tous les employés: profil personnel et professionnel à partager avec tous afin de faciliter la communication et la conversation, faciliter aussi l’identification des expertises et faciliter l’innovation participative. Ces communautés d’intérêt sont corporatives et créées et animées par un gestionnaire de communauté aidé de super-utilisateurs qui forment habituellement jusqu’à 10% des employés.

La communauté d’intérêt et ouverte chez Booz Allen Hamilton

C’est encore et toujours par un portail personnalisé que les employés accèdent à ces communautés. Ces dernières comprennent principalement des outils de communication sociale tels que blogues, micro-blogues et réseaux professionnels, le pendant interne du réseau social. Elles comprennent aussi outils de partage de photo et de vidéos, des fonctions RSS et de messagerie instantanée, de «bookmarking», de «tagging» de votation populaire, de sondage et des idéagoras internes.

Deuxième niveau

À ce niveau, les communautés se spécialisent et deviennent des communautés de pratique, si chères aux spécialistes des ressources humaines qui ne jurent que par la gestion du savoir. En effet, c’est à ce niveau que les communautés génèrent des contenus d’expertise ou de mémoire d’entreprise™ à partager entre employés d’une même spécialité en vue d’un transfert générationnel. Comme pour les premières, ces communautés de pratique sont animées par des super-utilisateurs, toujours sous la coordination d’un gestionnaire de communautés.

Les trois niveaux de communauté de pratique chez Wachovia

Blogues d’expertise et wikis encyclopédiques y foisonnent ainsi que le partage de vidéos et photos mais aussi une ou des idéagoras en extranet pour établir un lien avec les retraités afin de récupérer leur expertise et établir des liens de mentorat avec les plus jeunes en entreprise. Cela, IBM l’a bien compris avec cet extranet:

Au deuxième  niveau, la personnalisation commence à jouer un rôle plus actif car les divers outils ne sont pas nécessairement disponibles à tous les employés de l’entreprise. Ils le seront en fonction de leur profil professionnel, de leur expertise ou de leur intérêts particuliers.

Troisième niveau

Ce niveau est par essence, beaucoup plus «granulaire», met en scène des communautés de projets et offre des outils de collaboration opérationnels. Ce sont en particulier des wikis ou blogues de projet et dans bien des cas, ces derniers sont munis de système de sécurité et de confidentialité plus ou moins élaborés et seulement les membres des équipes y sont autorisés, toujours en fonction de leur profil professionnel, tel que défini par l’outil de portail intranet, des outils tels que SharePoint, WebSphere, ou SAP Enterprise Portal mais d’autres aussi comme Google…

Ces communautés, comme pour les précédentes sont aussi régies par des codes d’éthiques ou «règles d’engagement». Ces dernières sont soit établies par concensus, ce qui est souhaitable mais dans certains cas, de façon unilatérale par la direction…

Le wiki de service de la US Navy à accès privé et nommé Anchorpedia

Dans ces environnements sécurisés, les membres des communautés fermées ont quand même accès à tous les autres outils du Web 2.0 décrits au premier niveau et sont animés et modérés par des responsables de communautés professionnelles.

Dans certaines entreprises, ces communautés fermées ne se parlent pas du tout entre elles ou ne parlent pas au reste de l’entreprise, perpétuant les silos pour des raisons de confidentialité et de sécurité. Mais ces raisons et ces niveaux varient d’une entreprise à l’autre et idéalement, elles devraient décloisonner les employés confinés à ces silos mais ce n’est pas demain la veille et pour le moment il faut faire avec.

C’est ce qu’a fait la très secrète CIA… Étrange de parler de Google dans un environnement sécurisé mais je prends l’exemple des communautés collaboratives mises en place à Langley. J’en ai déjà parlé dans un billet à la suite de la présentation qu’avaient fait Sean Dennehy et Don Burke à la conférence Enterprise 2.0 de Boston en 2008. C’est grâce à l’aide et aux technologies de Google que la CIA s’est dotée d’Intellipedia.

Intellipedia est un ensemble d’initiatives 2.0 :

  • Intellipedia une encyclopédie d’aggrégation
  • Intelink blogs pour la communication
  • Tag|Connect (similaire à del.icio.us ) pour le classement
  • Inteldocs (un SGD pour le partage de docs à l’ensemble de la communauté)
  • Gallery (similaire à Flickr pour le partage de photos)
  • iVideo (similaire à YouTube pour le partage de vidéos )
  • Intelink Instant Messaging (IIM)
  • Really Simple Syndication (RSS)

D’autre part, l’environnement collaboratif mis en place n’est pas le vaste agora communautaire que l’on imagine mais plusieurs environnements avec trois niveaux de sécurité adaptés qui correspondent aux trois niveaux que j’ai identifiés plus haut :

  • Sensitive But Unclassified (SBU) (Intelink)
  • SECRET (SIPRNet) -U)
  • TOP SECRET (JWICS)

En arriver à implanter cet environnement horizontal dans une structure si hiérarchique et secrète relève du tour de force. Burke et Dennehy l’avouent : «Le projet en est encore à la phase initiale des «early adopters» qui ne sont pas tous des jeunes… La preuve est que le plus actif a la soixantaine avancée». En fait, Intellipedia comprendrait, dans sa partie Wiki, quelque 35 000 articles (200 000 pages) …

Finalement, ce genre de projet nécessite une gestion importante du changement :«We still call collaborators spies !» a conclu avec justesse Sean Dennehy.

NDLR: Ce billet sera aussi publié sur le blogue de notre agence soit Allard Hervieu Communication.

Communication interactive Entreprise 2.0 Événements

Le logiciel libre, la «rock star » et le T…witter #e2conf

27 juin 2009

Je dois absolument vous parler des « Rock Stars ». Non, non, ce ne sera pas un billet culturel quoique… Il s’agit plutôt des « vedettes » de la conférence Enterprise 2.0 à Boston. Et comme pour l’an dernier, il y en a eu deux: Booz Allen Hamilton et Lockheed Martin. C’est toujours pareil… Les 1 500 participants se passionnent pour les études de cas. Pas les grandes théories des « gourous et évangélistes » ou encore les meilleures pratiques des consultants ou les  «pitches de vente » des fournisseurs mais des expériences vécues par leurs semblables dans la mise en place des stratégies et outils de Web 2.0 au sein de leurs entreprises. D’ailleurs c’est ça, entre autres, l’entreprise 2.0 non?

Un commentaire qui reflète bien le sentiment général est celui formulé par l’ami Gil Yehuda sur son blogue: « We get frustrated when we hear “motherhood and apple-pie” lessons about E2.0.  I would have screamed had I heard one more speaker or seen one more tweet telling me “it’s not about the tools, you know.  It’s about culture.”  Yes, we heard.  We agree.  But we are past this.». Clair non?

Les participants lors des conférences « keynote » du mardi matin. Je suis là, tout à gauche…

Mais c’est aussi autre chose… L’édition 2009, nous attendait avec deux surprises de taille: d’une part l’omniprésence de Twitter, aussi bien en utilisation par les participants et dans les soirées baptisées « Tweet-up » mais aussi dans les tables-rondes, et la majorité des conférences. D’autre part, l’entrée en scène fort remarquée du « Open Source », du logiciel libre et pas par la petite porte…

L’Open Source fait son entrée aux USA

Bref, l’an dernier, la CIA et Lockheed Martin avaient fait office de « rock stars » de la conférence en présentant leurs études de cas. Celle de la CIA appelée Intellipedia est un ensemble d’initiatives 2.0, soutenues par nul autre que Google dont voici les composantes :

  • Intellipedia or aggregation
  • Intelink blogs for communication
  • Tag|Connect (similar to the Internet’s del.icio.us) for organization
  • Inteldocs (a document management system for file sharing community-wide)
  • Gallery (similar to the Internet’s flickr)
  • iVideo (similar to YouTube)
  • Intelink Instant Messaging (IIM)
  • Really Simple Syndication (RSS)

Une solution en « Building Blocks » et faisant appel au logiciel libre! Qui peut se vanter d’être plus secret et bardé de niveaux de sécurité? La CIA en «Open Source »? Hérésie informatique nord-américaine, non? De son côté, celle de Lockheed-Martin était organisée autour de SharePoint avec des « plugins » (plugiciels) tels que Google Search et NewsGator, entre autres. Car ce n’est un secret pour personne que les outils collaboratifs de la suite SharePoint sont décevants et qu’il faut avoir recours aux plugiciels pour compléter le dispositif de collaboration et de réseautage.

Pas facile donc avec un outil générique comme SharePoint, qui est tout de même installé dans 80 % des intranets d’entreprise, surtout quand Shawn Dahlen et Christopher Keohane, viennent dire à Andrew McAfee en bilan de deuxième année et devant toute l’assistance réunie à Boston qu’ils ont mis de côté SharePoint et opté pour une solution semblable à celle de la CIA, donc qui implique Google et le logiciel libre…

Dur pour le moral des « microsoftiens ». Ces derniers ont d’ailleurs eu toutes les misères du monde à établir leur crédibilité à la conférence qui se déroulait du 22 au 25 juin. D’ailleurs plusieurs participants se promenaient à la conférence en portant le t-shirt distribué par Box.net et sur lequel j’ai mis la main:

Même Ross Mayfield l’a porté le jeudi matin.. D’ailleurs, Ross et Thomas Vander Wal ont eu une discussion tardive et surtout très musclée le mardi soir avec Christian Finn, directeur SharePoint Collaboration, au sujet de la prochaine version de SharePoint, qui sera annoncée publiquement en octobre au SharePoint Developer Conference de Las Vegas. Sa sortie sur le marché est prévue au 1Q ou 2Q 2010  et les gens de Redmond fondent beaucoup d’espoirs sur cette version. Ross et surtout Thomas, qui en connaît long sur le sujet, se sont ainsi permis de relever toutes les failles de cette future version. Le lendemain matin, cette prise de bec était LE sujet de discussion aux tables au petit-déjeuner… Bref, la présentation McAfee/Lockheed Martin ce même matin n’a rien fait pour redorer leur blason…

La deuxième vedette, j’en ai parlé dans mon billet précédent. Il s’agit de Booz Allen Hamilton, un fournisseur de technologies pour le gouvernement américain. Ils ont gagné le concours organisé par Enterprise 2.0, soit le Open Innovation 2009. Le trophée leur a été présenté par Oliver Marks, Stowe Boyd et Steve Wylie. En dernière journée de conférence, le responsable du projet « Hello », Walton Smith est revenu présenter le projet en détails avec une démo en « live ». Intéressant de l’entendre parler d’un taux d’adoption de la plateforme par plus de 41% de leurs 21 000 employés et aussi, preuves à l’appui sur leur blogue, de la résistance de la haute direction à son projet.

Il a expliqué comment la haute direction est venue exposer son scepticisme sur le blogue. S’en sont suivis de longs échanges en commentaires. Et ce dernier de dire qu’il est fier d’avoir tenu son bout et qu’il allait aller mettre le trophée sur leur bureau, ce qui a bien fait rire les participants entassés dans la salle.

Et encore une fois, dois-je le souligner, la solution Web 2.0 retenue chez Booz Allen Hamilton est un amalgame de blogues, wikis, fils RSS, tagging, réseau socio-professionnel, etc. en « Open Source » (encore…) qui viennent s’installer par-dessus SharePoint. Interrogé à ce sujet, Smith a précisé que la solution Microsoft ne servait pas de portail intranet mais bien de solution pour la gestion du contenu et des documents. Leur démarche ressemble d’ailleurs beaucoup à celle de Lockheed Martin…

Dans les trois cas, soit aussi bien pour la CIA que pour Lockheed Martin et Booz Allen Hamilton, leurs projets intranet ou de Web collaboratif sont faits de solutions différentes pour chaque fonction et l’utilisation de logiciel libre se répand. Tout cela, question de coûts inférieurs et d’agilité dans le déploiement. Dur coup, non seulement pour Microsoft mais pour toutes les suites logicielles propriétaires, en majorité nord-américaines, De cela, je vous reparle dans le prochain billet.

L’omniprésent Twitter…

Je viens d’écrire que les participants étaient entassés dans la salle où Walton Smith est venu présenter son projet « Hello ». Cela est une forte indication de l’intérêt des participants et de la popularité du sujet. Foule, donc pour les études de cas mais aussi pour tout ce qui, de près ou de loin, faisait référence à Twitter. Dès le lundi, en ateliers, j’ai pu constater l’ampleur du phénomène. L’an dernier peu de participants twittaient la conférence. Cette année, sur les tables, tout plein d’ordinateurs portables et de «Smart Phones » avec soit Twitter et beaucoup de TweetDeck!

Le panel Twitter animé par Jessica Lipnack avec entre autres, Clara Shih et Bill Ives

Pas besoin de vous expliquer que le panel How Twitter Changes Everything #e2conf21a connu un succès phénoménal les gens faisant une longue file à la porte mais bizarrement, la modératrice Jessica lipnack n’a pas jugé bon mettre en projection, le flux des messages qui originaient de la salle. En fait, un seul modérateur l’a fait systématiquement, soit Oliver Marks. Bref, au lieu de vous faire le résumé des discussions, je vous laisse le plaisir de lire les fameux commentaires des participants. (L’ordre est inversé) #e2conf21

Ce qui arrive dans pareil cas, c’est qu’une partie de l’assistance est captivée par le flot incessant de messages et en oublie presque les propos des panélistes. Dans certains autres cas, les commentaires, parfois durs des participants peuvent déstabiliser les conférenciers. Bref, cela me rappelle notre propre expérience de novembre 2006 à webcom-Montréal avec Sylvain Carle.

Les organisateurs, pour leur part, se sont aperçus de l’utilité de pareille exposition d’information et ont installé le mercredi un écran dans le hall de la conférence (ci-dessous).

Pas besoin de vous expliquer que le session en keynote intitulée The Future of Social Messaging in the Enterprise #e2conf14 a connu elle aussi un immense sucès. Vous avez probablement remarqué que dans les deux liens ci-dessus qui amènent aux panels ont des #hashtags qui leur sont propres. C’est là une intéressante initiative des organisateurs. En plus du hashtag officiel soit #e2conf, ils ont créé des hashtags particuliers pour chaque conférence ou tables-rondes, permettant ainsi de mieux classer et retrouver ce qui s’est écrit sur chacune.

Le Tweet-up du mardi soir. Plein à craquer. Du réseautage à l’état pur..

Et que dire des soirées ? Plus des « Meet-ups » mais bien des « Tweet-ups », sauf pour la soirée privée et sur invitation d’Andrew McAfee, chez lui. Et devinez? En effet, je n’ai pas été invité. Faut dire que nous ne sommes pas en très bons termes depuis son passage à webcom en 2008, passage pour le moins controversé, ce dernier ayant fait une présentation vieille de deux ans, ce qui a valu de la part de certains participants le titre de « conférencier template ».

Andrew McAfee à webcom en 2008

Et puisqu’il est question de webcom, une brève mention de tous les points communs entre les deux évènements, que ce soit au niveau de l’usage des réseaux sociaux, des blogueurs officiels, des gratuités comme les keynotes ou de leur Open Enterprise (webcamp pour Montréal) ou leur E2.TV, l’équivalent de du webcom-live et de ses captations vidéo. Mais aussi plusieurs différences… D’une part, la conférence bostonienne souffre, comme plusieurs autres, du manque de connectivité (Wifi). Sur ce point, Montréal offre une source fiable mais qui sait ce que ce sera quand elle aura 1 500 participants qui twittent et bloguent en même temps?

Aussi que la conférence Enterprise 2.0 se déroule sur trois jours et quatre pistes en plus d’offrir des ateliers le premier jour ainsi que la désormais célèbre soirée « Evening in the Cloud », sur le Cloud Computing pour les entreprises.  Aussi qu’elle va offrir une petite soeur californienne à compter de l’an prochain. En effet, il y aura deux conférences Enterprise 2.0. L’une à Boston et l’autre à San Francisco. Et l’ami Steve Wylie, l’a confirmé: je suis invité aux deux!

p.s. Parlant de nouveautés, surveillez le blogue de webcom. Les organisateurs ne seront pas en reste et vont bientôt annoncer un programme 2009-2010 revu et amélioré…