Tout est parti d’une analyse sortie à la mi-novembre par le Cefrio sur l’indice de l’innovation avec et par les TIC dans les entreprises au Québec et au Canada. Enfin des chiffres !!! Mais pas nécessairement ceux que j’attendais. L’étude menée par Josée Beaudoin, Claire Bourget et Marianne Lorthiois porte surtout sur les facteurs porteurs d’innovation. Mais quand même, j’ai pu mettre la main sur un tableau intéressant.
On a cru au départ au grand paradigme de la transformation globale et uniforme de l’entreprise traditionnelle en entreprise 2.0. La pratique est en train de prouver le contraire… En effet, plus je travaille avec mes clients au déploiement de stratégies Web 2.0 et de certains de ses outils à l’intérieur de leurs entreprises, plus je m’aperçois que ce déploiement doit se faire de façon graduelle, par projets pilotes.
Mais aussi en phases mesurées dans le temps (j’entends certains parler d’étapisme…) et que nous devons surtout ternir compte de réalités différentes dans les unités d’affaires et profiter si possible d’une refonte de l’intranet existant (s’il existe bien entendu), miser sur ses forces et corriger ses faiblesses. Un peu comme l’a défini Ross Dawson dans ce diagramme:
Les réalités sont très différentes, que se soit au point de vue fonctionnel ou opérationnel. La mise en place des communautés internes, blogues ou wikis doit s’intégrer dans une stratégie de refonte de l’intranet existant et profiter si possible des fonctionnalités de personnalisation afin de présenter aux employés les informations corporatives et la conversation sur ces dernières ainsi que la collaboration sur les grands enjeux de l’entreprise dans un espace global et ouvert. Bref, l’intranet offrira par la gestion des profils personnels (personnalisation et SSO), un accès illimité à cette grande communauté d’entreprise.
Mais il n’y a pas que cette grande communauté… Là, je rejoins le discours que nous tenions au début des années 2000 en tant que spécialistes de l’intranet. La personnalisation des intranets est la solution à l’intégration du Web 2.0 dans l’entreprise en permettant de créer différents niveaux de communautés dans l’entreprise.
Dans mes conférences antérieures, je parlais de trois niveaux de personnalisation dans l’intranet d’entreprise: Moi en tant qu’employé, moi en tant que spécialiste dans ma communauté professionnelle, et moi en tant qu’employé dans l’entreprise. Ces trois niveaux, je les applique maintenant aux communautés qui généreront pas la suite les réseaux internes.
Premier niveau
Comme nous venons de le voir, le premier niveau de communauté touche l’entreprise dans son ensemble. Des communautés que je nomme d’intérêt et qui sont ouvertes à tous les employés: profil personnel et professionnel à partager avec tous afin de faciliter la communication et la conversation, faciliter aussi l’identification des expertises et faciliter l’innovation participative. Ces communautés d’intérêt sont corporatives et créées et animées par un gestionnaire de communauté aidé de super-utilisateurs qui forment habituellement jusqu’à 10% des employés.
La communauté d’intérêt et ouverte chez Booz Allen Hamilton
C’est encore et toujours par un portail personnalisé que les employés accèdent à ces communautés. Ces dernières comprennent principalement des outils de communication sociale tels que blogues, micro-blogues et réseaux professionnels, le pendant interne du réseau social. Elles comprennent aussi outils de partage de photo et de vidéos, des fonctions RSS et de messagerie instantanée, de «bookmarking», de «tagging» de votation populaire, de sondage et des idéagoras internes.
Deuxième niveau
À ce niveau, les communautés se spécialisent et deviennent des communautés de pratique, si chères aux spécialistes des ressources humaines qui ne jurent que par la gestion du savoir. En effet, c’est à ce niveau que les communautés génèrent des contenus d’expertise ou de mémoire d’entreprise™ à partager entre employés d’une même spécialité en vue d’un transfert générationnel. Comme pour les premières, ces communautés de pratique sont animées par des super-utilisateurs, toujours sous la coordination d’un gestionnaire de communautés.
Les trois niveaux de communauté de pratique chez Wachovia
Blogues d’expertise et wikis encyclopédiques y foisonnent ainsi que le partage de vidéos et photos mais aussi une ou des idéagoras en extranet pour établir un lien avec les retraités afin de récupérer leur expertise et établir des liens de mentorat avec les plus jeunes en entreprise. Cela, IBM l’a bien compris avec cet extranet:
Au deuxième niveau, la personnalisation commence à jouer un rôle plus actif car les divers outils ne sont pas nécessairement disponibles à tous les employés de l’entreprise. Ils le seront en fonction de leur profil professionnel, de leur expertise ou de leur intérêts particuliers.
Troisième niveau
Ce niveau est par essence, beaucoup plus «granulaire», met en scène des communautés de projets et offre des outils de collaboration opérationnels. Ce sont en particulier des wikis ou blogues de projet et dans bien des cas, ces derniers sont munis de système de sécurité et de confidentialité plus ou moins élaborés et seulement les membres des équipes y sont autorisés, toujours en fonction de leur profil professionnel, tel que défini par l’outil de portail intranet, des outils tels que SharePoint, WebSphere, ou SAP Enterprise Portal mais d’autres aussi comme Google…
Ces communautés, comme pour les précédentes sont aussi régies par des codes d’éthiques ou «règles d’engagement». Ces dernières sont soit établies par concensus, ce qui est souhaitable mais dans certains cas, de façon unilatérale par la direction…
Le wiki de service de la US Navy à accès privé et nommé Anchorpedia
Dans ces environnements sécurisés, les membres des communautés fermées ont quand même accès à tous les autres outils du Web 2.0 décrits au premier niveau et sont animés et modérés par des responsables de communautés professionnelles.
Dans certaines entreprises, ces communautés fermées ne se parlent pas du tout entre elles ou ne parlent pas au reste de l’entreprise, perpétuant les silos pour des raisons de confidentialité et de sécurité. Mais ces raisons et ces niveaux varient d’une entreprise à l’autre et idéalement, elles devraient décloisonner les employés confinés à ces silos mais ce n’est pas demain la veille et pour le moment il faut faire avec.
C’est ce qu’a fait la très secrète CIA… Étrange de parler de Google dans un environnement sécurisé mais je prends l’exemple des communautés collaboratives mises en place à Langley. J’en ai déjà parlé dans un billet à la suite de la présentation qu’avaient fait Sean Dennehy et Don Burke à la conférence Enterprise 2.0 de Boston en 2008. C’est grâce à l’aide et aux technologies de Google que la CIA s’est dotée d’Intellipedia.
Intellipedia est un ensemble d’initiatives 2.0 :
D’autre part, l’environnement collaboratif mis en place n’est pas le vaste agora communautaire que l’on imagine mais plusieurs environnements avec trois niveaux de sécurité adaptés qui correspondent aux trois niveaux que j’ai identifiés plus haut :
En arriver à implanter cet environnement horizontal dans une structure si hiérarchique et secrète relève du tour de force. Burke et Dennehy l’avouent : «Le projet en est encore à la phase initiale des «early adopters» qui ne sont pas tous des jeunes… La preuve est que le plus actif a la soixantaine avancée». En fait, Intellipedia comprendrait, dans sa partie Wiki, quelque 35 000 articles (200 000 pages) …
Finalement, ce genre de projet nécessite une gestion importante du changement :«We still call collaborators spies !» a conclu avec justesse Sean Dennehy.
NDLR: Ce billet sera aussi publié sur le blogue de notre agence soit Allard Hervieu Communication.
Je poursuis ma réflexion sur les objections et parfois les peurs qui sont exprimées envers l’adoption des outils et stratégies 2.0 par les entreprises québécoises. Remarquez qu’elles doivent être les mêmes en Europe comme aux USA.
Crainte du buzz négatif
Quand les gestionnaires/managers et professionnels de la communication parlent de la perte de contrôle du message, il se justifient souvent comme étant les chiens de garde de la communication professionnelle et les garde-fous contre les dérapages communicationnels. On les entend souvent dire que si l’opportunité leur est offerte, les employés vont se mettre à dire n’importe quoi, critiquer leurs supérieurs et leur entreprise, se « bitcher » (comme dit Michelle Blanc) entre eux et même aller jusqu’au harcèlement. De plus, ils imaginent le pire à l’externe: les secrets coulés, les dénonciations anonymes etc.
Rien de plus faux. Que ce soit dans un blogue un wiki ou un réseau professionnel, tous les employés sont identifiés par leur nom, donc on oublie l’anonymat. Deuxio, pensez-vous une seconde qu’un employé s’exposerait de lui-même à la critique de ses PAIRS en émettant un commentaire diffamatoire ou une remarque, disons sexiste? EH ! c’est sa crédibilité professionnelle qui est en jeu ici!
C’est un peu comme avoir l’air fou en se saoulant et en faisant l’imbécile au party de Noël devant tous les collègues et patrons. Et comme dans pareil cas, ce sont ces mêmes collègues qui viennent calmer le jeu en commentaire dans un blogue dans un réseau professionnel. Troisio, les communautés ou réseaux internes ont ou auront de plus en plus, comme je l’ai mentionné dans le billet précédent, des « règles d’engagement » ou code de déontologie communautaire, créé, mis en place et géré par un responsable des communautés internes avec l’aide et l’appui des employés eux-mêmes. C’est d’ailleurs ce qu’on fait les employés chez IBM à l’aide d’un wiki…
C’est aussi ce qu’ils affirment dans l’étude dont je parlais hier: selon la première édition d’un baromètre réalisé par Novamétrie et Digital Jobs sur les stratégies RH et les réseaux sociaux et France « Les collaborateurs sont donc favorables à un code de bonne conduite. Ils sont 86% à juger qu’il n’existe pas de charte d’utilisation des réseaux sociaux dans leur entreprise. « Il y a une sorte d’urgence dans ce domaine », constate Christophe Excoffier, de Novamétrie, en rappelant que les collaborateurs ont une vraie expertise des réseaux sociaux. « Ce sont eux les experts de ces outils ». Ça, c’est ce que l’on nomme de la responsabilisation. Le bon vieil empowerment…
Sceptiques? Prenez un exemple vieux comme la communication interne elle-même. Quel est l’événement interne le plus mobilisateurs et le plus responsabilisant jamais organisé par les communications internes? Je vous le donne en mille: les opérations portes-ouvertes.
Eh bien c’est le genre d’événement où on demande aux employés de participer et d’être le centre d’attraction dans leur milieu de travail. En fait, on « crowdsource » l’événement en leur demandant d’organiser des kiosques, de mettre en valeur leurs véhicules de travail, etc. Et ils ne se font pas prier et le font souvent bénévolement et sont plus que fiers d’inviter parents et amis afin de leur montrer leur expertise et leur savoir-faire.On ne fait rien d’autres dans un blogue ou une communauté professionnelle…
Pour en avoir organisé plusieurs, je peux vous dire que c’est mobilisateur en diable mais aussi un des moyens de développer un très fort sentiment d’appartenance et de fierté. De plus, les employés de sentent valorisés et reconnus. Ces événements restent gravés dans la mémoire collective pour des années. On les responsabilise et que font-ils? Des conneries? Que non… Plutôt tout le contraire et ils montrent de façon éclatante à tous que les employés SONT la marque de l’entreprise et une marque positive. C’est de 2.0 avant le chiffre…
Pas des outils professionnels
C’est le syndrome Facebook… Ce sont des médias ou réseaux sociaux donc des endroits où les employés vont perdre leur temps (ça c’est le prochain point). Ici tout est question de perception. Facebook et MySpace, les deux réseaux sociaux les plus populaires sont vus par les entreprises comme des endroits où on va socialiser, se tirer des moutons ou des vampires donc perdre du temps précieux.
Les dirigeants sont rarement au courant qu’il existe sur le Web des réseaux professionnels, tels que LinkedIn ou Viadeo et que c’est sur ces modèles que se bâtissent aussi bien aux USA qu’en Europe les premiers réseaux internes, les premières communautés professionnelles.
Ce que les dirigeants oublient aussi c’est que ces communautés/réseaux sont générateurs de vélocité à l’interne car ils permettent, par la génération de profils professionnels basés sur l’expertise, de répondre plus rapidement à la clientèle, de former plus rapidement des équipes de travail et de projet mais aussi de générer de l’innovation, comme je l’ai mentionné dans le dernier billet dans le cas des idéagoras. Ces dernières sont aussi des communautés professionnelles où les employés ne vont pas perdre leur temps mais bien fournir à l’entreprise les idées qui risquent de la faire gagner sur ses concurrents.
Chronophage
Perdre du temps… La hantise des gestionnaires/managers. Et ils se donnent souvent en exemple… Je n’ai pas le temps de bloguer, je suis déjà débordé. Où trouverais-je le temps? Poser la question est un peu lui répondre… C’est une question d’organisation du travail, de gestion du temps… Mais aussi la création de nouveaux usages et de nouveaux emplois basés justement sur les usages.
Chez IBM, où tout employé peut avoir son blogue, un wiki, et faire des podcasts, on compte plus de 16 000 blogues actifs avec 70 000 auteurs et plus de 26 000 wikis avec près de 60 000 contributeurs. IBM a une plate-forme de réseautage professionnel qui liste 600 000 profils d’employés et 1 200 000 recherches sur ces derniers. Le réseau a généré 1 800 communautés qui comptent 147 000 membres. Et tout ce beau monde serait en train de papoter, de se lancer des moutons? IBM avec pareilles pertes de temps serait au bord de la faillite!!! Pourtant, il n’en est rien…
C’est que chez Big Blue, les dirigeants ont décidé d’intégrer nouveaux outils aux pratique et usages, modifiant ainsi la structure même du travail et la nature de la communication. IBM personnifie par ses nouveaux usages l’entreprise 2.0. La communication est devenue conversation et le travail est devenu collaboration.
Chronophage? En faisant ce billet, est-ce que je perds mon temps et est-ce que je bouffe du temps sur mes autres activités? À cela je réponds par la négative. Et vous?