Il semblerait y avoir deux façons pour les intranets 2.0 et tous les«Business Social Softwares» de ce monde de faire leur entrée en entreprise : Ou bien «top down» ou encore «bottom-up»…
Source Éric Blot Awak’iT
Bottom-up pourrait vouloir dire utiliser GoogleDocs pour partager des documents, Twitter pour communiquer des statuts ou gérer les mesures d’urgence, et PBWiki pour collaborer sur des documents en équipe. Les morceaux s’intègreraient petit à petit, de façon organique, dans un patchwork intranet que je qualifierais d’intranet pré-2.0 ou encore 1.5 si vous préférez… Et au fil des intégrations, avec les réseaux sociaux avec BlueKiwi, ou GoLightly, en lien avec un annuaire d’entreprise, des blogues avec WordPress, ensuite «agrégés» avec iGoogle ou Netvibes, etc. on parviendrait en bout de ligne à «l’entreprise patchwork 2.0».
Stratégie d’intégration
Si vous gérez l’intranet et l’introduction d’outils Web 2.0 dans votre organisation et en particulier la couche de «business social software», désolé les ami(e)s mais le «bottom-up« et le «patchwork organique» ne fonctionnent pas… «Bottom-up can’t be managed» comme disent nos Voisins du Sud. Vous êtes surpris ? Pas très 2.0 comme attitude non ? Faut être réalistes ici. Monter une stratégie d’intégration de tous les outils technologiques qui composent le coffre à outils d’une stratégie «entreprise 2.0» ne peut attendre l’intégration organique surtout avec un budget et des échéances à gérer…
Donc, vous devez orchestrer une stratégie traditionnelle d’intégration planifée, dite «top-down». Dans des grandes entreprises corporations ou ministères, la stratégie d’intégration est planifiée en plusieurs étapes, chacune comptant sur ses ressources de projet, humaines et financières ainsi que du budget nécessaire et surtout d’un échéancier réaliste. Et pour avoir quelques chances de succès, cette stratégie doit aussi comporter un volet communication et surtout de gestion du changement. Car avec un échéancier souvent serré, implanter de nouveaux outils génère habituellement une levée de boucliers des utilisateurs, bercés de leurs habitudes intranet 1.0.
Mais qu’en est-il des PME ou organismes publics comme les universités ? J’ai toujours eu l’impression qu’il devait en être de même et le pense encore mais je dois avouer que le cas de l’Université PennState et de son progamme appelé Outreach aux USA m’a fait écarquiller les yeux… Cette étude de cas m’a été refilée par l’ami Chris McGrath et voici comment il me l’introduit : «I have never, ever come across an enterprise social software launch as fast, well-orchestrated and effective as the one Penn State Outreach did last week.».
Remarquez qu’il parle du lancement de la partie social software comme intranet mais quand même, lisez bien ce qui suit ; Un petit bijou de créativité, débrouillardise, communication et gestion de changement… J’ai demandé à Chris la permission de traduire ce qui suit d’un de ses billets :
Déploiement à 1 500 utilisateurs en sept semaines, congé des Fêtes inclus…
Pendant que Chris était en train de finaliser le contrat avec le département des achats, la coordonnatrice intranet, Bevin Hernandez, était déjà en train de travailler sur l’échéancier de lancement dans son bureau.
La planification du lancement
La date choisie pour le lancement a été le 29 janvier, seulement sept semaines plus tard avec le congé des Fêtes entre les deux… Ce devait être un lancement très «public». L’équipe a donc demandé aux 1 500 employés de geler la date dans leur agenda et de ne rien prendre d’autre parce qu’il y aurait quelque chose de très important et mystérieux.
Une mystérieuse carte postale demandant aux employer de bloquer la date du lancement dans leur agenda.
Formation technologique
L’équipe intranet savait aussi qu’un des principaux freins à l’adoption serait l’inconfort technologique de plusieurs employés. Donc coïncidant avec le lancement, ils ont créé une formation appelée «Professional Development Series». J’aime bien le titre accrocheur…
La «Professional development series» conçue pour former et informer les usagers aux outils de collaboration 2.0
Le coordonnatrice Bevin a mentionné qu’à date, ces formations avaient un «immense succès».
It’s all about People
L’intranet forcément a pris le nom : Outreach et le thème de la campagne de lancement de sa nouvelle version était : “A Time to Connect”.
En ligne avec le thème, ils ont fait ce que j’appelle de la communication croisée avec la création de posters comme «teasers» pour les profils relationnels du nouvel intranet.
Selon madame Bevin, ces posters ont été le plus gros accrocheur de la campagne : “I heard references to it in various meetings and classes where people thought it was fantastic and ‘wished they could do that’. L’équipe a dû étouffer des petits rires parce qu’ils savaient bien qu’ils pourraient effectivement le faire bientôt.
«Kits» de bienvenue
Chaque employé a reçu un «kit de bienvenue» contenant l’horaire de la journée une pochette avec des documents spéciaux.
Des volontaires en train d’assembler les 1500 kits de bienvenue
Le jour du lancement
Ce que je vous décris n’est qu’un rapide survol de ce qui s,est fait, cette journée-là…
Ils ont constitué un objectif clair :
“The intranet will engage employees to connect across Outreach with peer, management, and leadership, encouraging collaboration and knowledge sharing. These connections will provide greater service to our learners, our communities, and each other.”
Ils ont installé d’immenses posters dans les ascenseurs et dans les divers endroits très fréquentés par le personnel.
Ils ont «coulé» une video montrant un «feature» du nouvel intranet.
Ils ont diffusé un message audio du vice-président.
Ils ont lancé un appel sur tout le campus pour participer à un projet très exclusif et avec 20 volontaires, ont monté un groupe-pilote
Ils ont tenu ce que les américains appellent un barnraising. Nous ici c’est une corvée. En wiki SVP !
Tout cela en sept semaines et le jour du lancement, le coordonnateur est apparu sur cette vidéo :
Bevin Hernandez présentant le nouvel intranet our.outreach
Réception enthousiaste
Peu de temps après le lancement, des commentaires enthousiastes ont commencé à affluer des urilisateurs :
“I’ve utilized an intranet in most of the jobs that I’ve worked to this point. Our.Outreach is HANDS DOWN the very best I’ve seen/used. Fantastic job!”
“Thanks so much for your efforts on behalf of yesterday’s launch. What a rich addition to our environment! I spent hours clicking and exploring and investigating and didn’t put a dent in it.”
“One of the great reasons that this project has come to this point, and why we are sharing in the success of this launch today, is that our.outreach is an intranet project which is not ‘owned’ by the technologists within the organization (and that would be by my unit, Outreach Technology Services). Everyone ‘owns’ the content and we as the technology unit facilitate its use and availability. We all now have the ability to share our stories, and it truly is a shared business venture!”
Le projet «Penn State Outreach’s enterprise social software» a été novateur de plusieurs façons, dont la première fois que qu’un projet comme Outreach était présenté directement aux employés au lieu de passer par la ligne hiérarchique et les gestionnaires
Mais pour Chris, le consultant intranet et vendeur de la solurion retenue (Thoughtfarmer» : »Most importantly to me, this was the shortest “decision-to-implementation” project that the organization has ever undertook. Plus de 75 personnes ont participé à ce projet. Si vous voulez en savoir plus, le projet a aussi fait l’objet d’une série de billets dans The Communication Insider.