Kleenex, bacs à sable ou saucissons pour l’entreprise 2.0 ?

Samedi dernier, j’ai twitté en direct l’évènement «You on the Web» organisé par l’ESC de Lille en France. Lors des rapports d’atelier, diffusés en direct sur esc-lille.tv, il a été question de « projets bacs à sable»… Expression qui pour nous au Québec ne veut rien dire mais qui semblait allumer plusieurs participants, sur place ou à distance comme l’ami Vincent Berthelot .

Ce dernier a écrit un court billet hier sur ce sujet, référant à un  document qu’il a commis sur les projets dits «Kleenex», l’équivalent du bac à sable, semble-t-il… J’en comprends que l’on parle ici de projets-pilotes ou, comme je le dis à mes clients, de projets corporatifs «saucissonnés». J’ai donc repris, avec sa permission, le texte du document en l’adaptant à la réalité nord-américaine et surtout québécoise :

Kleenex ou saucissons ?

Beaucoup de responsables de projets centrés sur l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et des communications (NTIC), qu’ils soient aux RH ou aux Communications, se heurtent tôt ou tard à la logique de fonctionnement de leur service ou département des systèmes d’information, communément appelés les Ti. Il est souvent question de sécurité, d’architecture d’entreprise, de choix technologiques, de budgets se comptant en millions de $ et de délais incertains.

C’est à ce niveau que certains s’engagent dans un processus long et coûteux d’analyse stratégique, de cas d’affaires, de cahiers de charge et d’appels d’offre et ce, parfois sans retour sur investissement (RSI ou ROI), tandis que d’autres abandonnent devant la complexité apparente de la gestion d’un projet. Enfin quelques-uns s’affranchissent de ce carcan et développent des solutions sur mesure.

Voici, tracé à grandes lignes, les avantages et les quelques risques d’une telle décision.

Questionnement

Vous avez développé une stratégie globale sur plusieurs années pour le développement d’un nouvel intranet intégrant les technologiques du Web 2.0. Vous deviendrez ainsi, pensez-vous, une véritable entreprise 2.0, souple agile, plus communautaire et plus collaborative.

Vous avez aussi une une idée précise de ce que vous voulez développer comme service ou application intranet s’appuyant sur le Web 2.0 mais votre enthousiasme vient d’être refroidi par la lourdeur des processus internes. Il est temps d’aborder votre projet sous un nouvel angle avec quelques questions indispensables:

• Quel retour sur investissement et quel est le point d’équilibre avec votre budget  ?
• Quel délais de réalisation impliquent les processus internes et quelles sont leurs exigences quant à la précision du cahier des charges ?
• Êtes-vous certain d’avoir tous les éléments pour rédiger un cahier des charges de ce niveau ?
• Avez-vous bien évalué la formation et la gestion du changement nécessaires ?

Si ces premières questions soulèvent des doutes importants vous devriez envisager une solution alternative  dont l’objectif est de développer et intégrer dans des délais et des coûts réduits un projet-pilote opérationnel, ce que les Lillois appelaient projet bac à sable, ce que Vincent nomme le projet-kleenex et que je nomme projet-saucisson.

Pourquoi la métaphore du saucisson ??? Pensez-y deux minutes… Face aux résistances des Ti et les managers/gestionnaires, en particulier sur les technologies, échéances et les coûts, rien de mieux que de présenter le projet global d’intranet 2.0 par petites tranches en privilégiant les cibles payantes en termes de productivité, d’utilisabilité et de visibilité.

La théorie du projet Kleenex :

Cette approche permet de démarrer un petit projet sans attendre d’avoir réuni tous les éléments indispensables à un grand projet d’entreprise 2.0. Vous privilégiez la rapidité du passage de l’idée à sa réalisation pour mobiliser l’équipe projet comme les utilisateurs. Dans la même logique que la création d’un site intranet vous fonctionnez sur le mode de l’itération et pouvez prendre en compte les insuffisances notables de la solution développée et les demandes des utilisateurs pour une version plus stable. Le temps de développement et de test de l’application permettra à votre projet de mûrir et de se clarifier tout en avançant.

À l’issue d’un projet-pilote, plusieurs opportunités s’ouvrent alors en tirant les enseignements de l’expérience vécue. Au pire on pourra abandonner la solution et en trouver une plus appropriée. Au mieux, les itérations et l’implication en cours de route des utilisateurs auront permis d’en faire un succès, de pérenniser les développements réalisés et ensuite de les mettre en valeur dans l’entreprise et auprès de la direction, ouvrant ainsi les portes et les goussets pour les projets suivants.

L’investissement dans les deux éventualités demeure rentable… Ce fonctionnement itératif qui demande une collaboration intensive entre les différents acteurs n’est souvent possible qu’avec l’apport d’un consultant externe à même de crédibiliser la démarche auprès de la direction, d’arrondir les angles entre les divers services impliqués dans le projet mais aussi de conseiller les bons outils à mettre en place compte tenu des besoins des utilisateurs.

Et Vincent d’apporter un exemple concret au sein de sa propre organisation (RATP) :

«À titre d’exemple nous avons développé dans le département Ressources Humaines trois applications en ligne (base de données virtuelle, groupe de travail en ligne et trombinoscope interactif basé sur les savoirs faire) pour un projet de site intranet réservé aux responsables Ressources Humaines avec une enveloppe de moins de 170 KF».

Au Québec, la grande majorité des entreprises n’ont ni les ressources, ni les budgets pour se lancer dans l’intégration massive des technologies du Web 2.0 afin de générer collaboration, partage d’expertises, innovation et création de mémoire… Les enveloppes budgétaires sont encore moins importantes qu’en France ou aux USA. De là l’importance de saucissonner les projets en tranches ne dépassant pas les quatre ou cinq chiffres…

Les risques d’une telle démarche

Ils sont liés à un manque de communication et de collaboration avec les Ti. Ce n’est pas nouveau… En fait le problème est vieux comme… l’intranet : «À qui appartient ce dernier ?». Aux usagers que je répondrais. En rajoutant que dans tout projet, surtout de mise en place ou de refonte intranet 2.0, l’équipe à constituer doit être complémentaire, travailler de concert et surtout que les Ti viennent en appui à la stratégie. Bien des luttes de pouvoir se sont déroulées et se déroulent encore sur ce «À qui ?». Par souci de protéger des chasses-gardées, les Ti peuvent vous positionner en franc-tireurs, voire en opposants et nuire ainsi à l’intégration du projet.

La multiplication de micro-projets sans liens et sans interfacages, l’adoption de solutions logicielles clés en main de firmes externes sont aussi des risques récurrents. De là, la nécessité d’une gouvernance de projet claire où, pour éviter ces écueils il est capital d’associer dès le départ, à titre de soutien et d’experts un ou des responsables Ti. Ces derniers doivent faire preuve d’ouverture d’esprit, avoir une approche client, bien comprendre l’architecture interne et les arrimages à faire avec le Web 2.0. Sans cette connaissance de l’intégration des technologies du Web 2.0, le recours au consultant externe devient essentiel.

Conclusion

Adopter cette stratégie de projet « kleenex/bac à sable/saucisson » semble paradoxal pour faire des économies mais les expériences déjà menées tendent à prouver qu’il est souvent moins onéreux pour une entreprise, sur ce type de projet, de passer par cette phase plutôt que de lancer un vaste projet de refonte intranet et d’infrastructure (même si c’est payant dans d’autres secteurs de l’économie en temps de crise) avec risque de dérive budgétaire et temporelle.

Adopter cette stratégie a aussi pour grand avantage de gérer ces risques de dérive budgétaire et temporelle, de gommer les oppositions  hiérarchiques, d’aplanir les différences idéologiques Comm/Ti et de permettre une gestion du changement modulaire, circonscrite et maitrisée et surtout, en bout de ligne, une adoption et une utilisabilité plus faciles. Les conditions gagnantes, quoi !