Entreprise 2.0

À la suite de mon billet d’hier sur la communication interne j’ai reçu un commentaire de l’ami Éric Baillargeon qui m’a judicieusement aiguillé sur le blogue de Fred Cavazza. Hier Fred a aussi parlé l’intranet 2.0 en référence à une étude publiée par Jane McConnell. Jane intervient régulièrement dans les conférence en France sur les intranets, est déjà intervenue ici à Montréal dans le cadre d’Inracom et est une copine de Jane Dysart, qui organise KM World & Intranets en Californie.

Jane McConnell est une des grandes spécialistes du domaine et publie régulièrement des études plus qu’intéressantes sur le sujet et basées sur des sondages auprès des entreprises. Sa dernière, intitulée : The Global Intranet Reports 2007, “Trends” and “Analysis” a été reprise par Fred dans un billet, où il résume, graphiques à l’appui, la pénétration de l’Entreprise 2.0 en France. Comme je le disais, hier, le Québec a du chemin à faire…

Je reproduis ci-dessous une partie du billet de Fred intitulé «Les dernières tendances en matière d’intranet 2.0» :

«J’avais participé en tout début d’année avec Jane McConnell à une présentation des tendances de l’année 2007. Cette mini-conférence avait été l’occasion pour Jane de présenter les résultats d’une étude très ambitieuse sur l’implémentation d’outils et pratiques “2.0″ au sein des intranets de grands groupes (oui c’est bien d’Entreprise 2.0 dont nous parlons).

Et bien figurez-vous que c’est Noël avant l’heure puisque Jane vient de publier une nouvelle version de son étude annuelle sur les intranets : The Global Intranet Reports 2007, “Trends” and “Analysis”. Vous y trouverez tout un tas de données et de retours d’expérience sur comment les grandes sociétés ont ou projettent d’implémenter des outils “2.0″ au sein de leur intranet.

Ces deux documents sont bien évidement payants mais l’auteur vous propose de télécharger deux documents gratuits :

• Global Intranet Survey Highlights (fichier PDF, 0,5 Mo) qui donne une synthèse de l’étude ;
• Intranet 2.0 Maturity (fichier PDF, 0,6 Mo), le diaporama d’une présentation donnée ce mois-ci à Londres.

On apprend des choses très intéressantes dans ces documents et notamment les enseignements suivants :

• les employés sont très attachés à l’email (les habitudes ont la vie dure) et il faut redoubler d’efforts pour les habituer à exploiter ces nouveaux outils (blogs, wikis, espaces de travail collaboratifs…) ;
• Les blogs internes demandent beaucoup plus d’efforts qu’il n’y parait (surtout un effort d’animation) ;
• Les wikis posent généralement deux problèmes : leur interface qui déroute les néophytes ainsi que leur évolution dans le temps (maintenance des pages et de la pseudo-structure) ;
• Les outils “2.0″ ont tendance à cannibaliser le reste du contenu des intranets.

Comme je sais que vous aimez bien les schémas, voici un petit graphique de répartition des initiatives par type d’outils (Intranet 2.0 Landscape) :

Enfin des chiffres sur la pénétration de l’Entreprise 2.0 en France. À quand une étude comparative de ce type entre la France, le Québec et les USA ? Il y a bien l’Observatoire de l’intranet (Pdf) de Michel Germain mais son étude est très vaste et l’Entreprise 2.0 n’y figure que comme un des points. Et son étude est limitée aux pays francophones…

Dans ce billet un peu plus long qu’à l’habitude, je tiens à vous présenter les résultats de l’Observatoire 2007 de l’intranet (pdf). Il s’agit du fruit du travail de Michel Germain et de ses étudiants à Paris. Michel est, entre autres, l’auteur du livre intitulé «Management des nouvelles technologies et e-Transformation». Ainsi, depuis 1999, l’Observatoire analyse chaque année la progression de l’intranet dans différents environnements professionnels (entreprises privées et publiques, collectivités locales, administrations, institutions et ministères).

Sa reconduction annuelle dégage les principales tendances et relève des évolutions significatives. Ces résultats consolident les réponses de plus de 100 entreprises en France, au Canada, en Belgique et en Suisse dans le cadre de partenariats associatifs. Il s’agit de la seule enquête francophone qui tente de dresser un portrait clair de l’évolution des nouvelles technologies au sein des entreprises dont plusieurs du Québec.

Je reproduis ici le texte de synthèse des résultats de l’enquête 2007, tels que publiés par Michel sur son site. Vous remarquerez dans cette dernière, l’émergence ( J’aime bien ce mot…) des intranets collaboratifs et des technologies du Web 2.0 en entreprise.

Synthèse des tendances
De manière schématique, trois socios-styles caractérisent les entreprises en fonction de leur degré de déploiement et de l’usage qu’elles font de l’intranet. Les « attentistes » utilisent l’intranet comme un outil complémentaire dans le cadre de leur infrastructure technique. Les « accompagnateurs » formalisent leur dispositif intranet dans une triple dimension technologique, procédurale et organisationnelle, propice aux mécanismes de collaboration et d’interaction. Les précurseurs intègrent les impacts de ces technologies sur l’évolution de leur « business model » et sur le changement de leur organisation.

1°)- Les entreprises se transforment
L’intranetisation, au sein de la « webisation » progressive des organisations du travail conduit à formaliser le lien entre dispositifs techniques, stratégie de l’entreprise et résultats attendus. Elle s’accompagne d’une implication grandissante des directions générales non pas dans le choix des outils, mais dans la qualification des bénéfices attendus de la technologie par ses effets sur l’organisation. Dans le même temps, l’implication d’un nombre grandissants d’acteurs conduit au développement du « co » (co-pilotage, co-ordination, etc.), dans une approche transversale des nouvelles technologies.

2°)- Maîtrise d’usage
L’efficience de l’intranet résulte de l’adéquation entre choix technologiques, procédures organisationnelles et implication managériale. La notion de « maîtrise d’usage » complète les concepts traditionnels de maîtrise d’ouvrage et de maîtrise d’œuvre. Elle confirme l’attention croissante accordée à l’utilisateur, à ses besoins comme à ses pratiques, dans des mécanismes d’interaction croissants.

3°)- Collaboration
À l’intranet d’information et de communication, succède l’intranet collaboratif, facteur de performance individuelle et collective. Les fonctionnalités de collaboration (workflows et groupware) se diversifient dans la réalisation des tâches quotidiennes. De centre de coût, l’intranet devient centre de profit dans sa dynamique partagée.

4°)- Structuration des connaissances
La gestion des connaissances porte l’accent sur l’efficience des procédures partagées de mutualisation et de structuration des données, avec en perspective la performance des fonctionnalités de recherche. Au « trop » de l’infobésité succède l’amélioration d’une connaissance désormais structurée et accessible (moteurs de recherche, taxonomie, etc.). L’information est profilée (qualifiée en fonction du statut de l’utilisateur) et personnalisée (ce dernier peut déterminer ses propres choix).

5°)- Dispositif technique et humain
L’acculturation des intranautes aux nouvelles technologies change de manière progressive les organisations du travail. Passé un certain stade d’équipement, la e-Transformation confirme que l’efficacité des nouvelles technologies tient davantage aux interactions entre les hommes qu’aux solutions techniques. Cette approche pose la question de la vision partagée, des procédures nécessaires, de la professionnalisation des acteurs comme des contributeurs. Elle s’inscrit dans une relecture transversale de l’entreprise, du client interne au client externe.

6°)- Intranet 2.0
Les fonctionnalités de Web social (Web 2.0) visent à prendre en compte l’utilisateur en lui proposant des fonctionnalités d’interactions multiples (RSS, alertes, espaces communautaires, personnalisation, décentralisation de la contribution à l’intranet, blogs, wikis, etc.). Elles s’accompagnent d’une évolution de la gestion de projet. Alors que la première génération d’intranet était centrée sur les choix technologiques par une approche « top down » (mise à disposition de contenus et de services), la génération actuelle procède d’une analyse des pratiques des utilisateurs pour leur proposer des fonctionnalités conformes à leurs usages (approche « bottom up »). Elle qualifie les éléments d’ergonomie comme les interfaces avec des groupes d’utilisateur, hiérarchise leurs besoins dans le cadre de « focus-groups », définit avec eux les modes de navigation et d’utilisation les plus adéquats, intègre les workflows au plus près des habitudes courantes

Michel parle de l’intranet 2.0 ou se services 2.0 en entreprise. Nous avons, de notre côté , tendance à parler d’Entreprise 2.0 et de la schématiser ainsi :

Schéma réalisé par l’ami Fred Cavazza

Dernier point de la synthèse de l’Observatoire :

7°)- Approche globale et vision partagée
Non seulement des contenus et des fonctionnalités qu’il propose, mais aussi des procédures de contribution et des mécanismes d’interaction qu’il permet (procédures internes), la qualification de l’organisation l’accompagne, à travers la définition des rôles, missions et compétences des différents acteurs ou contributeurs. La notion de « pilotage par les indicateurs » prend forme avec la formalisation de dispositifs de mesure dans un mécanismes d’ajustement permanent.