J’ai insisté, dans le titre de mon dernier billet, sur les tristes constats qu’on pouvait tirer du document publié récemment par le Cefrio sur les usages et meilleures pratiques en matière d’intranet au Québec. J’ai écrit un billet complet sur le premier des 10 constats faits. En reste neuf autres et pas les moindres. Retour sur ces constats.
Hé que vous êtes impatient(e)s !!! Vous voulez les résultats de l’étude et levez le nez sur les meilleures pratiques ? C’est en effet, à part les partages du billet précédent, ce qui semble vous intéresser le plus : «Dis-nous en plus sur les résultats, c’est quoi ton analyse de ces derniers ?» Bon, bon… Je vais donc bousculer mon calendrier de publication mais en essayant de fondre meilleures pratiques et résultats.
C’est le titre que j’ai donné à mon premier billet publié à titre de blogueur invité à la version québécoise du Huffington Post. Comme je le l’écrivais d’entrée de jeu, on a bien connu les «Digital Natives» et les «Digital Immigrants». Force est d’admettre qu’il faudra maintenant compter avec les «Digital Immatures», comme disent les USAiens. C’est d’ailleurs eux qui en viennent à cette conclusion et à ce terme dans une étude très sérieuse intitulée embracing-digital-technology (Pdf) et menée par la MIT Sloan Managemant Review et collaboration avec la compagnie Cap Gemini. Ils ont sondé les coeurs et les esprits de 1 559 dirigeants des plus grandes entreprises dans 106 pays à travers la planète, dont 37% aux USA et 5% au Canada. Et comment en arrivent-ils à cette affirmation ? Simple. Suffit de regarder le tableau qui suit.
Le 23 novembre prochain, je serai conférencier invité avec Nathalie Pilon du Groupe Canam, lors d’une soirée-atelier organisée par la SQPRP. Pour elle, il s’agit de faire le point sur le projet intranet qui lui a permis de remporter, l’an dernier le prix platine dans le cadre du Gala des Prix d’Excellence de la SQPRP pour le projet « Facebook, la communauté Canam ». Pour moi, il sera question d’échanger sur les bonnes pratiques en matière d’utilisation des réseaux sociaux en entreprise découlant de cette expérience ainsi que des prochaines étapes à franchir. Je vous donne un scoop: je parlerai de kleenex et de saucissons…
En voulant faire progresser leur vieil intranet, y intégrer de meilleures possibilités de collaboration, beaucoup de responsables de projets intranet, qu’ils soient aux RH ou aux Communications, se heurtent tôt ou tard à la logique de fonctionnement de leur service ou département des systèmes d’information, communément appelés les Ti, Dans ces officines règnent en maîtres la sécurité, l’architecture d’entreprise, ou les choix technologiques propriétaires. Mais ils peuvent aussi se heurter à la logique de l’économie défaillante, de budgets se comptant en millions de $ pour un plan 2.0 complet et devant passer par les systèmes propriétaires existants donc, des délais, des reports et parfois de la glace… Une mise sur la glace de tout le projet .
Et pourtant, ils ont tout fait pour qu’à leur avis, le projet soit accepté. Ils se sont engagés dans de longs processus d’analyse stratégique, de cas d’affaires, de cahiers de charge et d’appels d’offres et ce, malgré un retour sur investissement (RSI ou ROI), difficile à transposer sur papier.D’autres abandonnent tout simplement devant la complexité apparente de la gestion d’un tel projet. Enfin quelques-uns s’affranchissent de ce carcan et développent des solutions «sous le radar» et sont condamnés à prouver qu’ils ont raison avec peu de moyens et peu d’aide, même de leur propre ligne hiérarchique.
Quelques questions…
Vous êtes dans cette situation ? Vous avez développé une stratégie globale sur plusieurs années pour le développement d’un nouvel intranet intégrant les technologiques du Web 2.0. Vous deviendrez ainsi, pensez-vous, une véritable entreprise 2.0, souple agile, plus communautaire et plus collaborative. Vous avez aussi une une idée précise de ce que vous voulez développer comme service ou application intranet s’appuyant sur le Web 2.0 mais votre enthousiasme vient d’être refroidi, comme je viens de le démontrer, par la lourdeur des processus internes et surtout de la bureaucratie. Il est temps d’aborder votre projet sous un nouvel angle avec au préalable, quelques questions:
Si ces premières questions soulèvent des doutes importants vous devriez envisager une solution alternative dont l’objectif est de développer et intégrer dans des délais et des coûts réduits un projet-pilote opérationnel, ce que les amis Lillois appelleraient un projet bac à sable, ce que Vincent Berthelot nomme le projet-kleenex et que je nomme projet-saucisson.
Pourquoi la métaphore du saucisson ??? Pensez-y deux minutes… Face aux résistances des Ti et les managers/gestionnaires, en particulier sur les technologies, échéances et les coûts, rien de mieux que de présenter le projet global d’intranet 2.0 par petites tranches en privilégiant les cibles payantes en termes de productivité, d’utilisabilité et de visibilité. On ne mange jamais un éléphant en un seul morceau…
La pertinence de l’approche kleenex/saucisson :
Cette approche permet de démarrer un petit projet sans attendre d’avoir réuni tous les éléments indispensables au grand projet d’entreprise 2.0. Vous privilégiez la rapidité du passage de l’idée à sa réalisation pour mobiliser l’équipe projet comme les utilisateurs. Dans la même logique que la création d’un site intranet vous fonctionnez sur le mode de l’itération et pouvez prendre en compte les insuffisances notables de la solution développée et les demandes des utilisateurs pour une version plus stable. Le temps de développement et de test de l’application permettra à votre projet de mûrir et de se clarifier tout en avançant.
À l’issue d’un projet-pilote, plusieurs opportunités s’ouvrent alors en tirant les enseignements de l’expérience vécue. Au pire on pourra abandonner la solution et en trouver une plus appropriée. Au mieux, les itérations et l’implication en cours de route des utilisateurs auront permis d’en faire un succès, de pérenniser les développements réalisés et ensuite de les mettre en valeur dans l’entreprise et auprès de la direction, ouvrant ainsi les portes et les goussets pour les projets suivants, ce qui a exactement été le cas pour le groupe Canam avec son projet de communauté Facebook.
L’investissement dans les deux éventualités demeure rentable… Ce fonctionnement itératif qui demande une collaboration intensive entre les différents acteurs n’est souvent possible qu’avec l’apport d’un consultant externe à même de crédibiliser la démarche auprès de la direction, d’arrondir les angles entre les divers services impliqués (et ainsi de tester le principe de la gouvernance) dans le projet mais aussi de conseiller les bons outils à mettre en place compte tenu des besoins des utilisateurs.
Actuellement, au Québec, la grande majorité des entreprises n’a ni les ressources, ni les budgets pour se lancer dans l’intégration massive des technologies du Web 2.0 afin de générer collaboration, partage d’expertises, innovation et création de mémoire… Les enveloppes budgétaires sont encore moins importantes qu’en France ou aux USA. Dommage car nous prenons constamment du retard et ce dernier viendra un jour nous hanter dans notre compétitivité internationale.
De là l’importance de saucissonner les projets en tranches ne dépassant pas les quatre ou cinq chiffres, ce qu’a aussi fait groupe Canam. Le projet-pilote a connu non seulement un succès retentissant auprès des cadres (la population la plus résistante aux changements) dans un contexte précis et limité dans le temps mais aussi un succès d’adoption à long terme des usages développés dans cet environnement. Ce qui fait que les responsables de la stratégie Web sont pu ensuite revenir à la charge, représenter un projet entreprise 2.0 lui-même saucissonné et amaigri, question de répondre aux contraintes financières de l’entreprise, surtout dans un contexte économique incertain et ainsi débloquer les approbations et surtout l’argent nécessaire..
Les risques d’une telle démarche
Ils sont liés à un manque de communication et de collaboration avec les Ti. Ce n’est pas nouveau… En fait le problème est vieux comme… l’intranet : «À qui appartient ce dernier ?». Aux usagers que je répondrais. En rajoutant que dans tout projet, surtout de mise en place ou de refonte intranet 2.0, l’équipe à constituer doit être complémentaire, travailler de concert et surtout que les Ti viennent en appui à la stratégie. Bien des luttes de pouvoir se sont déroulées et se déroulent encore sur ce «À qui ?». Par souci de protéger des chasses-gardées, les Ti peuvent vous positionner en franc-tireurs, voire en opposants et nuire ainsi à l’intégration du projet.
La multiplication de micro-projets sans liens et sans interfacages, l’adoption de solutions logicielles clés en main de firmes externes sont aussi des risques récurrents. De là, la nécessité d’une gouvernance de projet claire où, pour éviter ces écueils, il est capital d’associer dès le départ, à titre de soutien et d’experts un ou des responsables Ti. Ces derniers doivent faire preuve d’ouverture d’esprit, avoir une approche client, bien comprendre l’architecture interne et les arrimages à faire avec le Web 2.0. Sans cette connaissance de l’intégration des technologies du Web 2.0, le recours au consultant externe devient essentiel.
Conclusion
Adopter cette stratégie de projet « kleenex/bac à sable/saucisson » semble paradoxal pour faire des économies mais les expériences déjà menées tendent à prouver qu’il est souvent moins onéreux pour une entreprise, sur ce type de projet, de passer par cette phase plutôt que de lancer un vaste projet de refonte intranet et d’infrastructure (même si c’est payant dans d’autres secteurs de l’économie en temps de crise) avec risque de dérive budgétaire et temporelle.
Adopter cette stratégie a aussi pour grand avantage de gérer ces risques de dérive budgétaire et temporelle, de gommer les oppositions hiérarchiques, d’aplanir les différences idéologiques Comm/Ti et de permettre une gestion du changement modulaire, circonscrite et maitrisée et surtout, en bout de ligne, une adoption et une utilisabilité plus faciles. Les conditions gagnantes, quoi !
Voici une série de deux billets où je tiens à réfléchir avec vous à cinq raisons que je m’entends souvent servir lorsqu’il est question de changer en entreprise les habitudes de communication et d’utilisation des outils intranet de deuxième génération, cinq raisons pour ne rien faire et que l’on retrouve aussi en partie dans ce tableau tiré d’une enquête menée auprès des participants à la conférence Enterprise 2.0 à Boston.
Aujourd’hui, les deux premières:
Perte de contrôle
Évidemment, les départements de communication et les agences de relations publiques traditionnels ont une peur bleue de perdre le contrôle sur le message corporatif. Mais il est facile de leur prouver, statistiques de réseaux sociaux à l’appui, qu’ils l’ont déjà perdu et que le mieux qu’ils ont à faire c’est de joindre la conversation et ainsi réinventer leur job car en effet, les employés véhiculent le message corporatif dans les réseaux sociaux externes, dans leurs blogues, dans le flux du micro-blogging etc. et ce, sans se soucier des spécialistes. Mieux vaut travailler avec eux, redéfinir les « règles d’engagement », ce que ces spécialistes comme Brian Solis nomment maintenant les « social media guidelines ». Pour ce faire, ils ont une base de données intéressante à leur disposition intitulée : Social Media Governance Empowerment with Accountability.
Il en est de même pour les gestionnaires/managers ainsi que pour les départements légaux. À trop vouloir ne rien dire, on se coupe de la réalité de nos clients. Et à trop vouloir retenir l’information pour conserver son pouvoir, on crée de l’insatisfaction parmi les employés. Ces derniers perdent aussi confiance car ils voient bien que les belles valeurs énoncées par la direction ne se traduisent que rarement en résultats à leur niveau. Ils voient aussi que les cadres intermédiaires ont peur de faire remonter l’information quand elle risque de les désavantager et qu’ils gonflent les informations qui les avantagent. Combien de « revues verticales » de la haute direction sont-elles ainsi faussées volontairement? Les employés ne sont pas dupes et voient bien que les babines ne suivent pas les bottines…
De là une peur bleue chez les cadres à voir la conversation, les communautés et l’innovation venir horizontaliser l’entreprise et ainsi bousculer leur confort et affaiblir leur pouvoir. Heureusement, on commence à voir apparaître des leaders parmi les CEO, des dirigeants avec assez de force et de charisme pour forcer la ligne hiérarchique à céder. Ce sont eux qui sont les champions de l’entreprise de demain mais ils savent qu’ils ne sont pas seuls et que les employés, loin de résister à ces changements, sont souvent ceux qui le prônent comme le montre ce second tableau:
Mais aussi cette étude Novamétrie/Digital Jobs, réalisée auprès de 27 directeurs des ressources humaines de grandes et moyennes entreprises (Areva, Cegid, Bouygues Telecom, SFR, Axa, IBM, TF1, Sephora, Groupama, PSA…) et une phase quantitative conduite auprès de 260 collaborateurs (employés), du 11 août au 14 septembre et qui vient d’être rendue publique en France. Un passage est fort révélateur: « …pour 92 % des collaborateurs (employés), ils (réseaux sociaux) constituent un bon outil de communication, alors que 84 % estiment qu’ils sont utiles pour véhiculer leur image. Mais ils sont aussi une majorité à penser qu’ils sont efficaces pour le recrutement (71 %) et la fidélisation des collaborateurs (51 %) ».
ROI difficile à calculer
Difficile, oui car nous n’en sommes qu’au début de leur intégrations dans l’entreprise. mais des cas commencent à émerger comme celui des wikis. Pas sexy ces derniers mais ô combien efficaces. Le cas classique est celui de la banque d’investissement Dresdner Kleinwort Wasserstein qui a implanté en 2004 une série de projets wikis. En six mois, le trafic dépassait celui de l’intranet statique, le temps passé en réunion était réduit de moitié et le nombre de courriels était pour sa part, réduit de 75%. Belle réussite pour le CIO de l’année en 2003, un dénommé JP Rangaswani et la firme choisie soit SocialText.
JP Rangaswani
Un autre ROI tiens… Celui d’IBM avec son idéagora ThinkPlace, mise en place en 2005. En quatre ans, donc, près de 20 000 idées ont été soumises par les employés, plus de 600 ont été mises en place, pour des économies ou gains estimées à plus de 700 millions$ US. Bref, le ROI ou RSI est au rendez-vous 2.0 et l’agilité ainsi que le faible coût des solutions feront en sorte que finalement les outils de communication et de collaboration intranet deviendront un investissement en termes de motivation, de mobilisation, de responsabilisation mais aussi en $$$.
Dans le prochain billet, je traiterai des trois autres soit :
J’ai vu ce phénomène du temps du Web 1.0 dans la seconde moitié des années 90. Eh bien, je constate que plus ça change, plus c’est pareil. Le Web 2.0 promis comme phénomène social, vague de fond qui va révolutionner la société et les entreprises… Le «Power to the people», la Longue Traine, la collaboration et l’horizontalisation des organisations….
Que d’espoirs et de promesses… Mais n’est-ce que cela ? C’est ce doute qui est en train de s’immiscer dans la communauté Web. Il y a le doute car il y a maintenant des voix discordantes. Au-delà de la profession de foi, on commence à voir des résultats sur le terrain et ces résultats ne sont pas toujours probants.
Les professions de foi
D’un côté, il y a toujours des études qui tendent à conclure en la pertinence et l’efficacité de ce changement de paradigme, aussi bien sur le Web public, à preuve ce billet paru dans Mashable cette semaine et intitulé :«The Web in Numbers : The Rise of Social Media» mais aussi pour les entreprises, ce que l’on nomme l’Entreprise 2.0.
Hier, l’ami Jon Husband a publié un billet sur les résultats d’une étude sponsorisée par IBM, qui a sondé la faune manégériale australienne et qui est intitulée: «Enterprise Social Network Strategy», publiée fin 2008 et dont je reproduis, comme lui, certaines citations, trois en fait :
“The whole organisation is about collaboration. So the area of social networks is really critical for us, particularly if we want to provide a seamless service delivery to the client.”
“The credit crunch has been a good thing. In good times it takes organisations a long time to look at new things but in times of difficult business we are more ready to see that we need to consider change. The way we market our products is going to be different.”
“For Gen Y, social networking is much more open than traditional computing. Look at gaming. They have a collective mindset – achieving common goals is more important to them. They either win together or they don’t win. ”
Le rapport peut être téléchargé gratuitement à : rossdawsonblog.com/Enterprise_Social_Network_Strategy_Report.pdf
Des citation typiques de tout de que vous pouvez entendre des conférenciers «évangélistes» qui sillonnent la planète pour propager la bonne parole 2.0. Et dans l’autre étude, des chiffres qui montrent bien la pénétration phénoménale du Web 2.0. Donc il s’agirait bien d’une vague de fond irréversible…
Comme je m’intéresse aussi au Cloud Computing, je constate que le phénomène est semblable. L’enthousiasme débridé au début avec promesse que cette nouvelle informatique va régler tous les péchés TI du monde… Ce qui fait que des compagnies d’investissement comme Austin Ventures, qui présentement, devraient être frileuses, annoncent un investissement de 50 millions $ dans une entreprise avec comme but d’offrir le SaaS. Et comme pour le Web 2,0, l’offre explose comme les applications possibles.
Et inévitablement, le doute
On a ainsi commencé à parler de «private clouds» et de «public clouds» et même «d’inter clouds», ce qui a fait sourciller David Smith, analyste sénior chez Gartner, un vieux de la vieille qui a publié les premiers rapports sur les intranets en 1996.
Smith n’est pas le seul à se poser des questions et à faire des recoupements avec la situation qui prévalait dans le temps de la Bulle... Que ce soit sur le Cloud Computing ou encore sur l’Entreprise 2.0 d’autres voix se font maintenant entendre. J’en veux pour preuve cet article paru dans la section technologie du NYTimes et intitulé : «When Cloud Computing Doesn’t Make Sense». Assez clair non ?
On y affirme que le Cloud Computing n’est pas viable pour toutes les entreprises et qu’au contraire, il peut être néfaste et coûteux. Même chose pour l’Entreprise 2.0, même si personnellement, je continue à croire que ce paradigme va transformer les organisations en termes de hiérarchie, d’innovation et de mémoire. Il faut cependant admettre que certains soulèvent des interrogations très pertinentes sur ce qui a toujours été le tendon d’Achille des NTIC en entreprise : le ROI ou RSI.
La dernière prise de bec à ce sujet, si je peux l’appeler ainsi, est venue de Dennis Howlett en réponse à Dion Hinchcliffe, le tout rapporté sur le blogue de FastCompany par une autre grosse pointure du Web 2.0, soit Joe McKendrick. Voici une partie de la diatribe :
«Dennis published a rebuttal to Dion’s post, arguing that there aren’t enough examples out there yet of E2.0 delivering results. And, he adds, the bean-counters and the corner-office folks are in no mood these days for funky new theories and applications:
“… the most serious problem with the analysis is its reliance on
‘jam tomorrow’ as an inducement to feed the trend. It is all very well saying that something is emergent but that cuts little ice in the C-suite where the current focus is on cost reduction – usually of the order of 20%.”
Plus, enterprise collaboration is a dream that’s been chased for decades now, Dennis adds. “Getting a department on board, let alone an enterprise, can be mind numbing, thankless task. I spend most of my life in the ‘knowledge’ industries but even there it can be like pulling hen’s teeth.”
And how do you measure the ROI? “Where’s the ROI in email? Unlike others, I believe that IS measurable,” Dennis adds. “You can’t quite say the same for blogs except in retrospect.»
Et ce n’est pas la première attaque du genre. Déjà je rapportais, le 17 juin 2007 l’escarmouche entre Andrew McAfee, dit «le père» de l’Entreprise 2.0 et Thomas Davenport, un gourou du KM 1.0 qui a ensuite tourné en bataille rangée le 11 janvier 2008 lors d’un webinar-débat.
J’en concluais alors : «Mais tous deux passent à côté du vrai enjeu pour l’entreprise de demain, 2.0 ou pas 2.0… Davenport et McAfee sont de la génération du BabyBoom et n’anticipent pas ou n’ont pas voulu anticiper, dans ce débat, l’aspect fondamental du changement organisationnel que les générations 2.0 et 3D (la génération Y et la NetGen) vont imposer à l’entreprise : leurs valeurs, leur mode de vie, leur façon de voir le travail, leur façon de collaborer et leurs outils pour le faire. La vieille hiérarchie n’a qu’à bien se tenir car une autre et à la veille de naître et Jon Husband en parle depuis déjà quelques années : la Wirearchy. Une relation à l’autorité beaucoup plus inclusive, moins autoritaire, plus participative et non directive. Une entreprise plus horizontale que verticale et branchée non seulement sur les technologies mais sur la créativité de ce que l’on appelle encore aujourd’hui et de façon très 1.0, son «capital humain».
Quand la poussière retombera
Qu’il y ait des pour, des contres et des dubitatifs est sain et alimente un débat nécessaire sur l’évolution du Web, que ce soit dans sa partie sociale et publique ou encore dans sa partie privée et entreprise, le fameux «intra». La poussière a été levée et tous, nous essayons d’y voir clair, d’anticiper ce qui sera en mesure de permettre à nos clients corporatifs de tirer leur épingle du jeu dans une nouvelle économie et une nouvelle société qui émergent dans une naissance tumultueuse ponctuée de multiples contractions.
Dans pareil contexte, il y aura toujours le doute et l’évanescent ROI, mais une fois la poussière retombée, il y aura forcément transformation. D’une part, de la société, de ses institutions politiques et économiques et d’autre part des entreprises et de leurs formes d’organisation, que ce soit en termes de hiérarchie, d’innovation et de mémoire…