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Entreprise 2.0 Gestion des organisations Intranet

Entreprise 2.0: le retour du kleenex et des saucissons…

26 octobre 2010

Le 23 novembre prochain, je serai conférencier invité avec Nathalie Pilon du Groupe Canam, lors d’une soirée-atelier organisée par la SQPRP. Pour elle, il s’agit de faire le point sur le projet intranet qui lui a permis de remporter, l’an dernier le prix platine dans le cadre du Gala des Prix d’Excellence de la SQPRP pour le projet « Facebook, la communauté Canam ». Pour moi, il sera question d’échanger sur les bonnes pratiques en matière d’utilisation des réseaux sociaux en entreprise découlant de cette expérience ainsi que des prochaines étapes à franchir. Je vous donne un scoop: je parlerai de kleenex et de saucissons…

En voulant faire progresser leur vieil intranet, y intégrer de meilleures possibilités de collaboration, beaucoup de responsables de projets intranet, qu’ils soient aux RH ou aux Communications, se heurtent tôt ou tard à la logique de fonctionnement de leur service ou département des systèmes d’information, communément appelés les Ti, Dans ces officines règnent en maîtres la sécurité, l’architecture d’entreprise, ou les choix technologiques propriétaires. Mais ils peuvent aussi se heurter à la logique de l’économie défaillante, de budgets se comptant en millions de $ pour un plan 2.0 complet et devant passer par les systèmes propriétaires existants donc, des délais, des reports et parfois de la glace… Une mise sur la glace de tout le projet .

Et pourtant, ils ont tout fait pour qu’à leur avis, le projet soit accepté. Ils se sont engagés dans de longs processus d’analyse stratégique, de cas d’affaires, de cahiers de charge et d’appels d’offres et ce, malgré un retour sur investissement (RSI ou ROI), difficile à transposer sur papier.D’autres abandonnent tout simplement devant la complexité apparente de la gestion d’un tel projet. Enfin quelques-uns s’affranchissent de ce carcan et développent des solutions «sous le radar» et sont condamnés à prouver qu’ils ont raison avec peu de moyens et peu d’aide, même de leur propre ligne hiérarchique.

Quelques questions…

Vous êtes dans cette situation ? Vous avez développé une stratégie globale sur plusieurs années pour le développement d’un nouvel intranet intégrant les technologiques du Web 2.0. Vous deviendrez ainsi, pensez-vous, une véritable entreprise 2.0, souple agile, plus communautaire et plus collaborative. Vous avez aussi une une idée précise de ce que vous voulez développer comme service ou application intranet s’appuyant sur le Web 2.0 mais votre enthousiasme vient d’être refroidi, comme je viens de le démontrer, par la lourdeur des processus internes et surtout de la bureaucratie. Il est temps d’aborder votre projet sous un nouvel angle avec au préalable, quelques questions:

Les changements proposés reposent-ils sur des technologies reconnues et facilement intégrables dans l’environnement de l’entreprise ?
Les employés de l’entreprise réclament-ils des changements à votre intranet depuis des mois ?
Quelle unité ou service est prête à payer pour se faire développer de nouveaux services ?
Quel délais de réalisation impliquent les processus internes et quelles sont leurs exigences quant à la précision du cahier des charges ?
Avez-vous bien évalué la formation et la gestion du changement nécessaires ?
Avez-vous le support d’un champion à la haute direction en mesure de faire pencher la balance en votre faveur ?
Le contexte économique et politique de l’entreprise est-il favorable au changement et à l’innovation ?

Si ces premières questions soulèvent des doutes importants vous devriez envisager une solution alternative dont l’objectif est de développer et intégrer dans des délais et des coûts réduits un projet-pilote opérationnel, ce que les amis Lillois appelleraient un projet bac à sable, ce que Vincent Berthelot nomme le projet-kleenex et que je nomme projet-saucisson.

Pourquoi la métaphore du saucisson ??? Pensez-y deux minutes… Face aux résistances des Ti et les managers/gestionnaires, en particulier sur les technologies, échéances et les coûts, rien de mieux que de présenter le projet global d’intranet 2.0 par petites tranches en privilégiant les cibles payantes en termes de productivité, d’utilisabilité et de visibilité. On ne mange jamais un éléphant en un seul morceau…

La pertinence de l’approche kleenex/saucisson :

Cette approche permet de démarrer un petit projet sans attendre d’avoir réuni tous les éléments indispensables au grand projet d’entreprise 2.0. Vous privilégiez la rapidité du passage de l’idée à sa réalisation pour mobiliser l’équipe projet comme les utilisateurs. Dans la même logique que la création d’un site intranet vous fonctionnez sur le mode de l’itération et pouvez prendre en compte les insuffisances notables de la solution développée et les demandes des utilisateurs pour une version plus stable. Le temps de développement et de test de l’application permettra à votre projet de mûrir et de se clarifier tout en avançant.

À l’issue d’un projet-pilote, plusieurs opportunités s’ouvrent alors en tirant les enseignements de l’expérience vécue. Au pire on pourra abandonner la solution et en trouver une plus appropriée. Au mieux, les itérations et l’implication en cours de route des utilisateurs auront permis d’en faire un succès, de pérenniser les développements réalisés et ensuite de les mettre en valeur dans l’entreprise et auprès de la direction, ouvrant ainsi les portes et les goussets pour les projets suivants, ce qui a exactement été le cas pour le groupe Canam avec son projet de communauté Facebook.

L’investissement dans les deux éventualités demeure rentable… Ce fonctionnement itératif qui demande une collaboration intensive entre les différents acteurs n’est souvent possible qu’avec l’apport d’un consultant externe à même de crédibiliser la démarche auprès de la direction, d’arrondir les angles entre les divers services impliqués (et ainsi de tester le principe de la gouvernance) dans le projet mais aussi de conseiller les bons outils à mettre en place compte tenu des besoins des utilisateurs.

Actuellement, au Québec, la grande majorité des entreprises n’a ni les ressources, ni les budgets pour se lancer dans l’intégration massive des technologies du Web 2.0 afin de générer collaboration, partage d’expertises, innovation et création de mémoire… Les enveloppes budgétaires sont encore moins importantes qu’en France ou aux USA. Dommage car nous prenons constamment du retard et ce dernier viendra un jour nous hanter dans notre compétitivité internationale.

De là l’importance de saucissonner les projets en tranches ne dépassant pas les quatre ou cinq chiffres, ce qu’a aussi fait groupe Canam. Le projet-pilote a connu non seulement un succès retentissant auprès des cadres (la population la plus résistante aux changements) dans un contexte précis et limité dans le temps mais aussi un succès d’adoption à long terme des usages développés dans cet environnement. Ce qui fait que les responsables de la stratégie Web sont pu ensuite revenir à la charge, représenter un projet entreprise 2.0 lui-même saucissonné et amaigri, question de répondre aux contraintes financières de l’entreprise, surtout dans un contexte économique incertain et ainsi débloquer les approbations et surtout l’argent nécessaire..

Les risques d’une telle démarche

Ils sont liés à un manque de communication et de collaboration avec les Ti. Ce n’est pas nouveau… En fait le problème est vieux comme… l’intranet : «À qui appartient ce dernier ?». Aux usagers que je répondrais. En rajoutant que dans tout projet, surtout de mise en place ou de refonte intranet 2.0, l’équipe à constituer doit être complémentaire, travailler de concert et surtout que les Ti viennent en appui à la stratégie. Bien des luttes de pouvoir se sont déroulées et se déroulent encore sur ce «À qui ?». Par souci de protéger des chasses-gardées, les Ti peuvent vous positionner en franc-tireurs, voire en opposants et nuire ainsi à l’intégration du projet.

La multiplication de micro-projets sans liens et sans interfacages, l’adoption de solutions logicielles clés en main de firmes externes sont aussi des risques récurrents. De là, la nécessité d’une gouvernance de projet claire où, pour éviter ces écueils, il est capital d’associer dès le départ, à titre de soutien et d’experts un ou des responsables Ti. Ces derniers doivent faire preuve d’ouverture d’esprit, avoir une approche client, bien comprendre l’architecture interne et les arrimages à faire avec le Web 2.0. Sans cette connaissance de l’intégration des technologies du Web 2.0, le recours au consultant externe devient essentiel.

Conclusion

Adopter cette stratégie de projet « kleenex/bac à sable/saucisson » semble paradoxal pour faire des économies mais les expériences déjà menées tendent à prouver qu’il est souvent moins onéreux pour une entreprise, sur ce type de projet, de passer par cette phase plutôt que de lancer un vaste projet de refonte intranet et d’infrastructure (même si c’est payant dans d’autres secteurs de l’économie en temps de crise) avec risque de dérive budgétaire et temporelle.

Adopter cette stratégie a aussi pour grand avantage de gérer ces risques de dérive budgétaire et temporelle, de gommer les oppositions hiérarchiques, d’aplanir les différences idéologiques Comm/Ti et de permettre une gestion du changement modulaire, circonscrite et maitrisée et surtout, en bout de ligne, une adoption et une utilisabilité plus faciles. Les conditions gagnantes, quoi !

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Entreprise 2.0: la maladie du «propriétaire» nous mets dans une dangereuse position économique et dans un vertigineux trou technologique.

14 août 2010

Vous allez trouver que je me répète ou au pire que je radote… Car dans ce billet, je vais revenir une fois de plus sur le retard compétitif du Québec en matière de nouvelles technologies et en particulier dans l’adoption du concept d’entreprise 2.0. À part les spécialistes, peu de gens dans les entreprises sont encore familiers avec le principe de l’Entreprise 2.Il est plus pertinent de parler à ce stade-ci, d’intranet 2.0. Mais encore là, qui sait vraiment ce qu’est un intranet 2.0 ?

Bien peu d’entreprises sont encore familières, seulement avec le principe 2.0, qu’il soit intranet ou entreprise… Vous en doutez ? Alors j’attends de vous des exemples d’entreprises québécoises qui sont passées à ce fameux intranet 2.0. Plusieurs vont me citer un exemple d’intégration de blogue ou encore de wiki mai ce n’est pas l’entreprise 2.0 ça, ce sont des initiatives 2.0 mais pas une stratégie globale et concertée…

L’entreprise 2.0 schématisée par Fred Cavazza

Une telle stratégie implique non seulement l’utilisation des blogues et des wikis mais aussi et au besoin, les communautés professionnelles personnalisées, la formation à distance, les outils d’information générés par les employés, les idéagoras, la Web télé, l’utilisation du mobile pour les applications de travail, la création d’applications en Web services, l’agrégation des processus d’affaires dans un portail global, la virtualisation des données dans le nuage, etc. Difficile donc d’en arriver à convaincre les entreprises québécoises du potentiel des ces nouvelles technologies (voir le graphique ci-haut) dans uns stratégie concertée d’innovation.

Innovation et compétitivité

Ces dernières sont terriblement frileuses quand il est question de changer leurs habitudes, leurs certitudes et leurs bonnes vieilles technologies IBM, Microsoft, SAP et intranets informatifs 1.0. Comme je l’ai écrit dans un récent billet, cet immobilisme et cette maladie du «propriétaire» met le Québec dans une dangereuse position économique et dans un vertigineux trou technologique.

Raison pour laquelle à la télé de Radio-Canada, j’ai retenu ce reportage qui parle du recul compétitif des entreprises canadiennes par rapport aux américaines (13% de moins d’heures travaillées), recul dû au fait que les entreprises canadiennes innovent moins et investissent moins dans les nouvelles technologies. Des affirmations corroborées par Infrastructure Canada, qui se base sur le rapport sur la compétitivité mondiale 2006-2007, publié par le Forum économique mondial :

«Pour ce qui est du sous-indice des facteurs d’innovation et de technicité, le Canada se classe aussi au 16e rang (voir le tableau 2) et aussi derrière certains de ses principaux partenaires commerciaux du G8 (É.-U., 4; Japon, 1; Allemagne, 3; R.-U., 10; France, 13). Même s’il devance d’autres économies importantes (Australie, 24; Inde, 26; Chine, 57; Mexique, 52; Russie, 71; Brésil, 38), le Canada est devancé par des partenaires plus petits, mais apparemment plus concurrentiels (Suisse, 2; Suède, 5; Finlande, 6; Danemark, 7; Israël, 8; Taïwan, 9; Pays-Bas, 11; Belgique, 14; Singapour, 15). »

Le Canada au 16e rang mondial en matière de technologies et d’innovation, derrière les USA et la France, ce que je m’évertue à écrire en particulier dans le collectif d’auteurs intitulé «Entreprise 2.0, Réflexions autour d’une nouvelle Odyssée». Et savez-vous où se situait le Canada en 2002 ? Au troisième rang. C’est dire tout le recul pris en six ans, les derniers chiffres datant de 2008. Et je partie que la situation n’a guère changé car depuis, il y a eu la récession…

Et j’ai aussi écrit : Après l’éclatement de la bulle technologique, le Canada et le Québec en particulier ont été lents, très lents à réinvestir dans les nouvelles technologies, en particulier en entreprise et encore plus dans leurs intranets. C’est Dion Hinchcliffe qui disait à Boston en juin 2009 que les départements TI dans les entreprises sont maintenant générateurs de 80% de statu quo et seulement 20% d’innovation…

Et c’est encore lui qui citait le firme Forrester selon laquelle, le marché américain pour l’Entreprise 2.0 peut générer des investissements de 4,3 milliards dans les trois prochaines années. Combien au Canada et au Québec, surtout quand on sait que nous avons un retard historique de 18 mois sur les USA et que les statistiques du FEM viennent enfoncer le clou ? Le Québec et ses entreprises sera-t-il distinct une fois de plus du Canada en investissant massivement dans les technologies, génératrices d’innovation ?

Ces technologies sont celles du Web 2.0 qui font passer les intranets d’entreprise 1.0, centrés sur l’accès à l’information et aux applications avec ou sans outil de portail et de gestion et de publication de contenus Web à des intranets 2.0 centrés sur la collaboration entre ses utilisateurs, la participation de ces derniers à la construction de ses contenus, un portail donnant un accès personnalisé et ergonomique et surtout un accès unique et décentralisé. Décentralisé ?

Un accès de partout en fait. Du bureau, sur la route, à la maison, avec le Wifi, le 3G, les «laptpos», les tablettes et les téléphones intelligents et surtout avec une sécurité et une capacité d’entreposage de données démultipliées par le «Cloud Computing». Compétitivité et innovation passent par ce dernier postulat. Et quelqu’un a-t-il déjà pensé à favoriser les horaires flexibles et surtout le télé-travail ? Dangereux pour les gestionnaires qui ainsi ne peuvent plus exercer leur pouvoir traditionnel, un pouvoir de proximité et de contrôle.

Le principe de Wirearchy

Plusieurs de ces gestionnaires ont bien compris le pouvoir du Web 2.0 et du télé-travail. : un contre-pouvoir capable de laminer la hiérarchie verticale traditionnelle (la Wirearchy de l’ami Jon Husband). Résistance aux créneaux ! L’entreprise château-fort est assiégée et n’est plus en sécurité (informatique). Résistance farouche de la vieille garde mais qui finira bien par retraiter ou partir à la retraite et remplacée par les nouvelles générations (X, Y, Z et autres à venir ) plus ouvertes, plus libres.

Ce sont donc les entreprises qui auront compris ces nouveaux paradigmes et divers enjeux comme la mobilité, la flexibilité du travail, la conciliation travail-famille, la qualité de vie et les environnements de travail plus «verts», l’adaptation aux usages technologiques de leurs nouveaux ou futurs employés, qui seront à même de stimuler collaboration, créativité et innovation tout en faisant appel à la mémoire et ainsi générer la compétitivité nécessaire pour faire face aux économies émergentes (j’aime ce mot) dont la Chine.

Au moins une entreprise québécoise a compris l’importance de ces enjeux pour sa survie et les principes de l’entreprise 2.0. Elle a pour nom: Groupe CANAM.

Leader de la révolution numérique?

L’entreprise originaire de la Beauce mais maintenant bien implantée dans plusieurs pays dont les USA et la Roumanie s’est positionnée comme leader de la révolution numérique dans le domaine du manufacturier et sa stratégie passe par l’entreprise 2.0 et la création d’une mémoire d’entreprise. Première phase: un nouvel intranet renommé Sphère. Cette nouvelle mouture répond en plusieurs points à ce que ReadWriteWeb considère comme les tendances 2010: la personnalisation, le Web en temps réel, le Web mobile, les communautés. Et en prime, un projet-pilote d’accès à l’intranet de la maison pour tous les employés! Les nouveaux espaces collaboratifs déjà disponibles dans l’intranet de Groupe Canam ont permis de publier une infolettre générée par les employés en projet-pilote avant de faire passer son journal interne dans la même formule.

Parmi les autres nouveautés 2.0, l’intranet va aussi proposer une encyclopédie baptisée Canampédia, un CanamTube et un Flickr interne, Des wikis de projet (plus de 103 espaces de travail collaboratifs de type wiki sont déjà en place) et de nombreuses applications en RealTimeWeb (messagerie instantanée et réunions en ligne à la Skype) et de géolocalisation entre autres, pour les camionneurs, tout cela intégré à l’intranet et aux processus d’affaires, ouf…

La maquette de la nouvelle page d’accueil de l’intranet

Le Groupe Canam veut se positionner comme le leader de la révolution numérique malgré la crise économique qui sévit encore, en particulier aux USA. Elle risque d’arriver en premier au fil d’arrivée avec sa stratégie axée sur l’intégration de ses stratégies Web intranet-extranet-Internet. Car l’intranet, baptisé «Sphère, le monde Canam» va permettre aux partenaires et fournisseurs d’accéder à de l’information et des applications. Il va aussi rejoindre les employés actifs ou retraités à la maison et ainsi ouvrir la possibilité d’idéagoras mentoriales… Et je ne parle même pas des sites Internet du Groupe et des nouveautés qui seront disponibles, notamment pour la force de vente.

Nathalie Pilon – ÉTUDE DE CAS: Sphère 2.0 : le monde collaboratif de Canam from webcom Montreal on Vimeo.

Ainsi, le projet-pilote de départ a généré un billet sur le blogue collectif rezopointzero et une mention dans le récent bouquin de Serge Leclerc. Groupe CANAM a aussi présenté ses réussites au dernier webcom le 26 mai à Montréal (ci-haut) et le fera aussi à celui de Toronto le 3 novembre prochain.

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Fais-moi un intranet 2.0. Groupe Canam se pose en leader de l’entreprise 2.0 au Québec !

1 mars 2010

Vendredi dernier, j’étais à la conférence sur les communications internes, organisée par l’Institut Canadien afin d’y co-présenter «Le Web 2.0 à l’interne: indispensable, nécessaire ou superflu» avec une de mes clientes, soit Nathalie Pilon, directrice des communications électroniques chez Groupe Canam. Je faisais l’introduction sur l’entreprise 2.0 et la création de la mémoire d’entreprise™ alors que Nathalie a parlé de collaboration et d’Intranet 2.0. Bien sûr nous avons répondu indispensable mais avec quelques nuances…

C’est qu’après avoir proposé une stratégie en trois étapes pour transformer leur vieil intranet, la récession dans la construction et le manque de ressources ont fait que le projet, présenté fin 2007 a pris deux ans avant de débloquer. Nathalie a donc présenté le projet-pilote de réunion corporative sur Facebook qui a connu tant de succès à l’interne qu’il a permis de réactiver le projet intranet mais aussi du succès à l’externe, étant présenté à webcom-Montréal en novembre 2008 et ayant reçu un Prix d’excellence Platine de la SQPRP. Elle a aussi levé le voile sur la mise en oeuvre de la première phase de leur nouvel intranet 2.0 collaboratif qui va faire jaser au cours des prochains mois.

Leader de la révolution numérique?

Déjà, cette nouvelle mouture répond en plusieurs points à ce que ReadWriteWeb considère comme les tendances 2010: la personnalisation, le Web en temps réel, le Web mobile, les communautés. Et en prime, un projet-pilote d’accès à l’intranet de la maison pour tous les employés! Les nouveaux espaces collaboratifs déjà disponibles dans l’intranet de Groupe Canam ont permis de publier une infolettre générée par les employés en projet-pilote avant de faire passer son journal interne dans la même formule.

La maquette de la nouvelle page d’accueil de l’intranet

Le Groupe Canam veut se positionner comme le leader de la révolution numérique dans le domaine de la construction… Malgré la crise économique, elle risque d’arriver en premier au fil d’arrivée avec sa stratégie axée sur l’intégration de ses stratégies Web intranet-extranet-Internet. Car l’intranet, baptisé «Sphère, le monde Canam» va permettre aux partenaires et fournisseurs d’accéder à de l’information et des applications. Il va aussi rejoindre les employés actifs ou retraités à la maison et ainsi ouvrir la possibilité d’idéagoras mentoriales… Et je ne parle même pas des sites Internet du Groupe et des nouveautés qui seront disponibles, notamment pour la force de vente.

Je pourrais aussi vous parler des communautés internes, de librairie virtuelle, de bottin téléphonique relié au profil professionnel ou géographique, de l’engin de recherche Google, de l’accès à toutes ces données en mobile pour l’instant uniquement sur Blackberry. Bref, la mise en place sur une période de 18 mois des fondements de la première vraie entreprise 2.0 au Québec. Pas besoin de faire de dessin pour comprendre que cette première soulève déjà beaucoup d’intérêt. Ainsi, le projet-pilote de départ a généré un billet sur le blogue collectif rezopointzero et une mention dans le récent bouquin de Serge Leclerc. Nathalie sera aussi aux deux prochaines éditions de webcom, soit le 7 avril à Toronto et le 26 mai à Montréal.

Projets-pilotes et meilleures pratiques

Et comble de chance, Groupe Canam pourra présenter son projet et ses réalisations wikis devant nul autre que le co-fondateur de Wikipedia, soit Jimmy Wales. En effet, ce dernier sera à Montréal le 26 mai et fera office de conférencier-keynote à l’ouverture de la conférence, soit tout juste avant la présentation de Nathalie dans la piste Entreprise 2.0.

J’espère que vous avez remarqué que depuis le début de ce billet, j’ai écrit à plusieurs reprises sur les projets-pilotes de Groupe Canam. Ces derniers sont nombreux certes mais font partie d’une stratégie basée sur les meilleures pratiques en Entreprise 2.0 comme en gestion du changement. Dans le cas du projet Facebook, il a servi de preuve de concept et démontré que des cadres habituellement très peu réceptifs peuvent y trouver des avantages non seulement personnels mais aussi d’affaires et démontré que le Web 2.0 en entreprise est non pas possible mais souhaitable. Il a aussi démontré qu’un projet et surtout une stratégie Entreprise 2.0 gagnante a besoin d’un appui venant de la haute direction. Chez Groupe Canam, cet appui est venu du président et chef de l’exploitation, Marc Dutil considéré par plusieurs comme un «early adopter». Toutes les entreprises n’ont pas cette chance…

Les autres projets-pilotes dans l’intranet auront le bénéfice d’introduire le changement à petites doses et de corriger le tir en cas d’échec. La recette n’est pas nouvelle: introduction graduelle de nouvelles technologies et de nouveaux usages mais ce qui est nouveau, c’est de la faire en mode itératif et surtout en correspondance avec les besoins exprimés par les usagers.

Juste quelques lignes en terminant pour souligner que ces histoires à succès au Québec il y en a encore trop peu. Certes la tenue de webcom à Montréal aide nos entreprises en présentant des études de cas venues d’Europe et des USA . Surveillez donc la programmation de la prochaine édition qui sera disponible d’ici à la mi-mars. Mais webcom n’est qu’un éveilleur de consciences. Le reste du chemin doit être franchi par les entreprises elles-mêmes et si possible guidées par des spécialistes reconnus et établis. En cela, attention à tous les pseudo-spécialistes nés de la dernière pluie 2.0…

Et encore quelques dernières pour souligner que notre conférence a connu un succès remarquable si l’on se fie aux questions et commentaires des participant(e)s et aux félicitations des organisateurs. Ma prochaine conférence: «Les nouveaux médias, vous connaissez… Mais savez-vous comment les exploiter ?». Elle aura lieu le mercredi 3 mars devant les membres de la Chambre de Commerce de Terrebonne.

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Les médias sociaux et la perte de productivité des employés? Mon oeil…

2 août 2009

C’est dimanche et la pluie tombe allègrement dehors. Je m’installe à mon bureau et redonne vie à mon ordinateur portable. Première destination virtuelle, mes agrégateurs iGoogle et Netvibes, question de faire le tour de l’actualité, ce qui m’amène sur les pages du New York Times où je lis « Serendipity, Lost in the Digital Deluge ». Une bonne entrée en matière qui me pousse à la twitter. J’ouvre donc ma console TweetDeck et hop! je refile à la communauté dominicale. C’est à ce moment que cette dernière, en retour, me refile ce qui suit: @ChicagoDesign: Employers need to set rules on use of electronic social media http://bit.ly/171Mau.

Le lien amène à un article, paru ce matin dans le journal Sacramento Bee et où le journaliste Mark Glover est tout content d’écrire que les médias sociaux nuisent à la productivité des employés et en prend pour témoins deux personnes interviewées soit une avocate de la Chambre de commerce locale et une présidente d’agence de PR-Marketing locale. Donc, personne des entreprises elles-mêmes. Pourtant, à Sacramento, capitale de l’État de Californie, il doit bien y en avoir quelques-unes, sinon le gouvernement lui-même…

L’essence du propos vient donc étayer le titre « Employers need to set rules on use of electronic social media ». En principe, je suis d’accord et je travaille avec mes clients dans le même sens quand le besoin s’en fait sentir, car il y a en effet des cas d’abus. Mais si une entreprise se voit dans l’obligation de réguler, donc de réagir, c’est qu’elle n’a pas été pro-active…

Comme le montre ce graphique tiré d’une étude de Nemertes Research, parue l’an dernier, près de 50 % des entreprises bloquent ou encouragent, donc, ont un semblant de politique envers les médias et réseaux sociaux externes. Plus de 50 % ne font rien, par indifférence ou par ignorance…Donc oui, une politique mais qui ne soit pas conçue uniquement par des juristes, des spécialistes RH ou de communication interne mais en collaboration avec les employés, avec les super-utilisateurs qui sont les futurs responsables de communautés internes. En fait, le problème n’est pas de savoir s’il faut ou non se doter d’une politique d’utilisation des médias et réseaux sociaux externes.

La question cruciale pour les entreprises est plutôt de savoir si elle doit se doter d’une stratégie d’intégration des usages du Web 2.0 en interne, ce que l’on nomme maintenant une stratégie entreprise 2.0 ou encore une reconfiguration de l’intranet d’entreprise.

Lors d’une récente conférence prononcée à Lille, LA ville des grandes entreprises françaises de distribution (Castorama, La Redoute, Auchan, etc.) j’ai identifié 262 groupes d’employés d’Auchan sur Facebook et posé la question: Pourquoi sur Facebook et pourquoi autant?

… Parce que les employés n’ont pas la possibilité de « réseauter » en interne. Ce n’est pas sorcier pourtant… Donnons aux employés la possibilité de participer à un RÉSEAU PROFESSIONNEL INTERNE et d’y découvrir les expertises de leurs pairs, la possibilité de travailler en équipe en wiki au lieu de perdre du temps dans les réunions et les échanges improductifs de versions de documents Word par courriel, la possibilité de soumettre leurs idées sur le développement d’un nouveau produit ou sur l’amélioration d’un processus de travail et d’être ainsi reconnu par l’entreprise et leurs pairs dans une idéagora d’innovation interne.

Alors, je vous gage un 20$ qu’ils ne ressentiront pas l’appel de Facebook ou de YouTube. Pas besoin de gager gros car il suffit de comprendre ce qui se passe chez IBM. Même si Big Blue s’est dotée d’une politique d’utilisation externe, elle s’est surtout appliquée sa propre médecine 2.0 en interne avec des résultats on ne peut plus probants comme le montre le tableau ci-dessous:

Et aussi ce tableau,car IBM a aussi sa propre idéagora interne nommée ThinkPlace. Voyez d’ailleurs ce que cette dernière a généré en gains de productivité justement! Oh en passant, des canaux de WebTV en interne, ça existe aussi…

Coïncidence, quelques minutes après avoir lu le reportage dans le journal californien et surtout, un peu enragé par les propos des soi-disant spécialistes en médias sociaux (le sujet d’un prochain billet), je suis tombé sur un autre billet portant sur la perte de productivité associée aux médias sociaux, celui-ci écrit par Joshua-Michéle Ross, dans le O’Reilly Radar. Encore là, même vision tronquée de la réalité:

« Ever since I posted a how-to on establishing guidelines for social media in the workplace, the issue that has generated the most energy concerns productivity. Employers it seems are very worried about lost productivity due to social media usage (Facebook, Twitter etc.).».

Au lieu de s’inquiéter de la perte de productivité due à l’usage des médias et réseaux sociaux externes, les employeurs auraient tout avantage à penser aux gains de productivité inhérents à une stratégie globale de collaboration, d’innovation et de création de mémoire à l’interne,soit les trois fondements de l’entreprise 2.0, fondements qui ne peuvent cependant être mis en place sans l’appui

d’un solide Plan de communication et de gestion du changement et d’une formation adéquate aux nouveaux outils de travail que sont les wikis, les réseaux professionnels, les idéagoras, la Web TV et autres…

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#ParisLille 2- Il manque toujours un je-ne-sais-quoi…

10 juin 2009

Il faut donc, en ce second billet post-mortem, que je vous parle de mes ami(e)s de chez Bouygues Télécom. Mais pas seulement d’eux. Aussi du groupe concurrent dans les télécoms, soit SFR car ces derniers ont profité d’une fusion pour réviser toute la communication interne de la stratégie aux outils en passant par les messages. Une part importante a été faite à la refonte de l’intranet. SFR est ainsi passée à l’intranet 2,0 avec «My SFR». (Je vous le répète, les Français aiment les termes anglais).

Par contre, je ne parlerai pas de la Caisse d’épargne et de l’excellente prestation des ami(e)s Cécile Baudel et Éric Blot. J’attends plutôt que leur expérience soit terminée avant de vous en parler dans un billet distinct. Alors, c’est quoi ce nouvel intranet à saveur 2.0 chez SFR ?

En fait, il est très simple et structuré autour de trois outils. Le premier est un blogue centré autour de l’information sur l’actualité de SFR et de son environnement. Les employés peuvent commenter l’actualité de l’entreprise, réagir sur des dépêches Reuters mises en ligne. Ils peuvent également poster des articles avec des photos, des vidéos, des liens sur des thèmes choisis : SFR et son marché, les innovations et tendances, l’entreprise responsable, l’actualité RH, offres, produits et évènements.

Le deuxième outil est une boite à idées 2.0, intitulée «Vos idées». Il s’agit de dépasser la boite à idées classique. Les RH proposent des thématiques. Par exemple, pour la semaine du développement durable, ils ont demandé : « Quelles sont les idées que vous auriez que nous n’avons pas eues ? » Un peu vague comme question. C’est peut-être la raison pourquoi Jean-Marie Vinas, responsable de la communication interne, a parlé de résultats mitigés pour cette agora d’idées…

Enfin, le troisième outil est inspiré des réseaux sociaux. Il propose un espace communautaire, baptisé «Vous» dans lequel chaque employé peut bâtir son profil (expérience professionnelle, formation, centres d’intérêt…) de façon libre. Ce profil est public et doit permettre aux employés de se retrouver autour d’un intérêt commun en termes de travaux transversaux. Dans cette partie du site, conçue avec l’éditeur de gestion du recrutement Jobpartners, il est également possible de détailler son projet professionnel et de le rendre visible uniquement par les responsables des ressources humaines. Un employé peut alors exprimer ses souhaits d’évolution professionnelle, tout au long de l’année, sans attendre les entretiens annuels.

Et parce qu’un bon outil n’a d’intérêt que s’il est utilisé, SFR n’a pas lésiné sur les moyens pour faire connaitre auprès de ses employés leur nouvel intranet. Ainsi, les trois directions qui ont fait partie du pilotage du projet (ressources humaines, communication et informatique) mentionnent systématiquement l’existence du nouvel intranet 2.0 dans toutes leurs actions de communication interne.

Sauf que lors de sa présentation à la conférence parisienne, Jean-Marie Vinas s’est borné à présenter du texte et aucune capture d’écran des outils. Un peu endormant… C’est en faisant quelques recherches que j’ai fini par trouver l’image publiée ci-haut. Je ne sais pas pour vous mais en terme de graphisme, on a déjà vu mieux…

Enfin, Bouygues Télécom…

Pour en revenir à nos amis de chez Bouygues Télécom, je ne les avais pas revus depuis 2005, lors d’Intracom Paris. Déjà, il y a quatre ans, leur intranet avait les fameux 12 mois d’avance sur ceux du Québec. En fin de conférence, donc, je suis assis à la même table ronde que Sarah Alezrah ainsi que l’ami Richard Collin, prof à l’école de management de Grenoble et aussi spécialiste de l’entreprise 2.0 et le tout, animé par Thierry Do Espirito. Vous dire que je n’ai pas été surpris par les interventions de Sarah et surtout quand elle a présenté leur plate-forme vidéo interne «Wooby Motion» en référence à la concurrente française de YouTube, Dailymotion…

En terminant sur la rencontre annuelle des responsables communication interne, je remarque que même si les entreprises françaises ont pris de l’avance dans l’intégration des stratégies et outils du Web 2.0, il manque toujours un je-ne-sais-quoi, un formalisme hiérarchique qui inhibe les vrais usages 2.0. Lors de la table ronde, j’ai insisté sur la nécessité pour les communicateurs de se remettre en question et de faire évoluer leur pratique en communication interne. Pourtant, il y a toujours cette résistance à laisser l’initiative aux employés dans la communication.

Une intervention en particulier de Michel Abitteboul, m’a fait penser à Andrew Keen et ses remarques vitrioliques dans son bouquin sur le Culte de l’amateur... Aux RH comme en communication, reste encore un noyau dur qui résiste et dont les membres s’estiment toujours les seuls «professionnels» en mesure de maitriser les messages en entreprise et aussi les seuls à bien conseiller la direction dans leur communication verticale. La hiérarchie, surtout en France, se porte plutôt bien, hélas…

Prochain billet : direction Lille…

Communication interactive Entreprise 2.0 Études Internet Ideagoras Intranet Web 3.0

L’entreprise 2.0, dans tous ses états en 2009 ?

25 mai 2009

Le premier bouquin collectif que j’ai commis et 2004, avec la complicité de Michel Germain et huit autres auteurs s’intitulait :«L’intranet dans tous ses états» et visait à dresser alors, le portrait de l’évolution fulgurante de cet outil de communication technologique, né presque dix ans plus tôt, des officines des départements Si/Ti des grandes entreprises et ministères gouvernementaux. L’intranet 1.0 a vécu, prospéré puis décliné.

En 2005, on a commencé à entendre parler de Web 2.0, de collaboration et de wikis… Dans les milieux spécialisés de l’intranet de l’entreprise, on parlait toujours d’optimisation de l’engin de recherche, d’installation de portails d’entreprise, de personnalisation, de CMS et de Single Sing On… Mais aussi d’intégration des trois Nets soit l’Internet, l’intranet et les extranets…Ce fut donc le sujet du second bouquin collectif, avec en sous titre : nouvelle dynamique d’entreprise.

Puis sont venues 2006 et 2007, les années de percée mondiale du Web 2.0. En 2007, surtout, la prise de conscience que ce phénomène ne serait pas passager et allait affecter aussi bien le Web public que le Web d’entreprise. C’est alors que nous avons mis sur pied webcom-Montréal et publié le troisième bouquin collectif :«Pourquoi bloguer dans un contexte d’affaires».

Toutes les firmes de vigie technologique le disaient, de Gartner à Forrester : 2008-2009 devaient être les années fastes pour l’intégration des stratégies et technologies du Web 2.0 en entreprise, ce qu’on a alors nommé l’entreprise 2.0. Il n’en a pas été ainsi, crise économique oblige, même si certains avaient pris un bon départ avant qu’elle ne frappe. Qui ? Les USA bien entendu mais aussi la France et l’Angleterre. Comme je l’ai dit dans des billets précédents, la Canada a perdu l’avance ou du moins sa place au cours des dernières années, surtout ici au Québec.

Alors que nous réserve la deuxième moitié de 2009 et surtout 2010 ?

Ce questionnement vient tout droit de mes derniers billets qui montrent une adoption plus lente que prévue et surtout une poussée marquée de la vidéo et du crowdsourcing, et non comme on le croit, des réseaux sociaux et du micro-blogging. Tout droit aussi d’un billet écrit par Dion Hinchcliffe et d’une table ronde en Web télé sur l’intranet réalisée en France par TechToc.TV et mettant en scène mes vieux amis Michel Germain et Vincent Berthelot.

D’une part, Hinchcliffe part de la même étude qui m’a servi à publier deux des billets de la dernière semaine et ses conclusions, loin d’être contraires aux miennes, sont interprétées différemment. Mais pour faire une histoire courte, il clame haut et fort que 2009, sera l’année du «grand virage» et ainsi il intitule son billet paru récemment sur ZDNet :«The year of the Shifit to Enterprise 2.0».

Et que dit-il essentiellement ?

# Nearly one in two businesses will make use of Enterprise 2.0 software in 2009.
# Business use of social networking has rough parity with personal use, while a quarter of people are not planning to use the tools at all.
# Concerns about the security issues with social computing is high, around 80%.
# At least 50 percent of organizations will use wikis as important work collaboration toos in 2009.
# Management of content types like SMS/text messages, blogs and wikis are largely off the corporate radar in 75% of organizations.

Dans mes titres, j’ai été moins catégorique car tout en notant la percée de la vidéo et du Crowdsourcing mais aussi la persistante utilisation des wikis comme outils de collaboration en train de remplacer le courriel, j’ai aussi noté que les entreprises demeuraient très attachées à leurs pratiques 1.0, surtout chez les professionnels des Si/Ti, ce que ne relève pas Hinchcliffe, pourtant un ardent défenseur des SaaS et du Cloud Computing, qui, à mon avis, sont la future base technologique de l’entreprise 2.0.

Donc, je ne partage pas l’enthousiasme de Hinchcliffe sur la grande percée en 2009. Je la vois plus en 2010, avec la reprise économique mais aussi et surtout avec une maitrise plus grande aussi bien de l’oeuvre que de l’ouvrage. Nous n’en sommes qu’au début des meilleures pratiques en entreprise et aussi aux premières études de cas. Et surtout, peu de RSI…

Donc, l’entreprise est-elle 2.0 ou 1.0 ? Son intranet est-il toujours 1.0 ?

Ce qui m’amène à la récente table ronde de TechToc.TV intitulée :«Qu’est-ce qui justifie le passage de l’Intranet 1.0 au 2.0 ?». D’entrée de jeu, Michel Germain a essayé de faire la différence en un intranet et l’entreprise elle-même ou du moins, c’est ce que je crois car il a insisté sur l’intranet et non l’entreprise. Pour lui, un intranet 1.0 est un intranet informationnel et surtout qui souffre d’une recherche déficiente et d’une infobésité chronique. À ce titre, il se réfère au graphique de Gartner sur les phases de développement de l’intranet :

Il pose ensuite comme comme postulat que l’intranet 2.0 pose ses assises sur la collaboration, la personnalisation et une meilleure recherche, donc beaucoup dans la phase 2 du graphique. Dans ce contexte, je le comprends de parler alors d’intranet 2.0. Par contre, vous voyez que j’identifie l’entreprise 2.0 dans les phases 3 et 4 du graphique.

Vincent, pour sa part, amalgame intranet 2.0 et entreprise 2.0, soit l’implantation d’une nouvelle stratégie collaborative, sociale et manégériale en entreprise, basée sur une nouvelle gamme d’outils issus du Web 2.0 et qui vont des blogues au réseaux sociaux en passant par les wikis, fils RSS, idéagoras, Web télé etc. Bref, voici le teneur de leurs propos recueillis par Frédéric Bascunana, le maitre de plateau. En passant, il n’y a qu’en France et aux USA où on peut avoir ce genre de site avec une programmation 2.0. À quand au Québec Christian ?

Grande différence d’approche de l’intranet 2.0. mais l’approche de l’ami Vincent a plus d’échos de ce côté de l’Atlantique. J’en veux pour preuve le travail de l’ami Chris McGrath avec sa suite logicielle Web 2.0. Voyez comment il la positionnait jusqu’à tout récemment :

En terminant, je tiens à vous souligner le fait que nous serons, Michelle Blanc et moi-même sur le plateau de TechTocTV afin de discuter :«Entreprise et marketing 2.0 état des lieux entre le Quebec et la France». Nous enregistrerons le 6 juin.

Entreprise 2.0 Études Internet Événements Ideagoras Innovation Intranet

Entreprise 2.0 : combler le retard au Québec passe par webcom et les idéagoras !

16 mai 2009

Intéressante coïncidence cette semaine. Je suis interviewé le lendemain de webcom-Montréal par Renaud-Édouard Baraud de l’Atelier.fr. Il est question de faire le bilan de cette édition de la conférence et de marquer le chemin parcouru depuis ses débuts à l’automne 2006. À cette occasion, nous avions accueilli 60 personnes contre 575 mercredi dernier, dont 33 conférenciers qui, pour plus du tiers, provenaient de l’étranger…

Une partie de la grande salle à l’OACI qui qui a accueilli les participants à webcom le 13 mai
Photo de Frédéric Harper

Et à l’automne 2006, peu de gens avaient entendu parler de Web 2.0 et encore moins d’entreprise 2.0. La première conférence avait donc servi à faire découvrir le phénomène. Ce qui n’est plus le cas maintenant. Les participants qui s’inscrivent, veulent maintenant entendre parler de meilleures pratiques et d’études de cas concrets. Quelle différence et quel chemin parcouru depuis…

La place du Québec dans la mouvance Web 2.0

Ce qui nous a amenés à discuter de la place du Québec dans la mouvance Web 2.0. À webcom, Renaud avait posé la question à Michelle Blanc qui avait répondu que nous avions deux ans de retard… En réponse, donc, je précise que pour ce qui est de l’intégration des technologies et stratégies du Web 2.0 en entreprise, ce que l’on appelle communément l’Entreprise 2.0, le Québec a un retard d’environ 18 mois sur nos Voisins du Sud et de 12 mois sur l’Europe, dont la France, un retard qui tend à se combler grâce, entre autres, à webcom. Cela, je l’ai dit à plusieurs reprises depuis mon billet sur le Québec immobile et la grande noirceur en décembre 2006.

Ce retard s’explique de multiples façons. C’est autant économique que technologique mais c’est aussi culturel. Pour résumer, les entreprises québécoises se sont assises sur leurs investissements intranet faits entre 1995 et 2001, soit avant l’éclatement de la Bulle technologique. Ces investissements ont été importants puisqu’ici, on a privilégié les solutions 1.0, dites «propriétaires». Parlez-en à Cyrille Béraud qui poursuit le gouvernement du Québec.

On a aussi privilégié l’intégration aux architectures technologiques issues de l’informatique des années 70 et 80 et donc intégré des solutions lourdes, complexes et coûteuses soit les IBM, Microsoft et SAP de ce monde. Culturel aussi car au Québec, on a mis l’emphase sur l’information et les outils de travail, efficacité oblige pour suivre l’exemple de nos Voisins du Sud d et de l’Ouest, alors qu’en Europe et surtout en France, on a privilégié la collaboration et le eLearning.

MAJ

Et que dire du retard numérique et du manque de vision politique de nos élus, ce qui a généré l’initiative en faveur d’une politique du numérique au Québec… C’est d’ailleurs revenu au centre de l’actualité en ce long WE avec une série d’articles dans Le Devoir, dont celui-ci. J’ai donc réagi en commentaire et dirigé les lecteurs vers un billet que j’ai commis en juillet 2008 et intitulé : L’avenir du Québec passe-t-il par le numérique ? Réponse : OUI !

Bref, pour prendre connaissance de l’ensemble de mon propos en entrevue, je vous suggère de consulter le site de l’Atelier.fr. L’entrevue n’y est pas encore mais ça ne devrait pas tarder. En passant, vous y retrouverez toute une série d’entrevues réalisées dans le cadre de webcom. Une très belle et bonne couverture…

De la pénétration du Web 2.0 en entreprise

Bref, coïncidence, ce matin je tombe sur un lien qui m’a été refilé par Carlos Diaz, le PDG et co-fondateur de Blue Kiwi. Un lien sur une étude faite par la firme américaine Forrester sur l’adoption des outils du Web 2.0 par les entreprises, aux USA et en Europe.

Pour Forrester, l’Amérique du Nord équivaut aux USA et quelques compagnies canadiennes de Toronto… Bref, on y voit que l’adoption y est presque similaire, à quelques mois près… C’est plutôt dans les outils que l’usage doit différer mais cette étude ne fait pas cette corrélation. à part le tableau ci-haut, toutes les autres données sont amalgamées… On les amalgame sur l’usage de 10 outils : blogues, wikis, fils RSS, micro-blogging, réseaux profesionnels, idéagoras, «mashups», podcasts, forums et mondes virtuels.

Des surprises….

Et sans surprise, Forrester constate que les grandes entreprises sont plus enclines à déployer ces outils que les PME et que les principaux usages anticipés sont pour le partage de connaissances, les communications corporatives et la gestion de projets. Mais ce qui surprend c’est qu’un très faible pourcentage d’employés utilisent ces outils quand il sont déployés : Un employé sur 10 utiliserait un blogue ou un wiki comparativement à quatre sur dix pour le portail intranet. 4/10 pour l’intranet ? Franchement j’aurais pensé à une proportion plus élevée…

Et une autre surprise m’attendait… L’an dernier, Forrester identifiait les wikis et les fils RSS comme les outils du Web 2.0 les plus utilisés dans les entreprises nord-américaines (voir mon billet sur les wikis). Ce que montre la tableau ci-haut c’est que les podcasts et les idéagoras ont fait une formidable poussée au cours de la dernière année. Les podcasts sont les précurseurs de la Web TV. Les idéagoras, pour leur part, sont générateurs d’innovation et l’outil parfait pour faire face à la crise économique. Reste à voir à quel usage on les emploie : à l’externe ou à l’interne ? Cela l’étude ne le dit pas…

J’ai gardé, comme pour les Smarties (les rouges), le meilleur pour le fin. Plusieurs fournisseurs de solutions Web 2.0 ou même Intranet 2.0 s’évertuent à reproduire le modèle développé par leurs prédécesseurs du 1.0 soit d’offrir à leurs clients potentiels des produits «tout-en-un», des produits qui offrent en un seul «logiciel» ou plate-forme, tous les outils mentionnés par Forrester. Pourtant, les entreprises, de leur côté, ont compris que les outils du Web 2.0 sont modulaires et donc, ont tendance à les implanter séparément, au fur et à mesure que les besoins émergent.

Le responsable de l’étude chez Forrester, Oliver Young, ne semble pas comprendre… Voici ce qu’il écrIt:

«Despite aggressive overall adoption rates, few firms expect to take a holistic approach to Enterprise 2.0 tools — they will deploy single point products instead of sets of tools (see Figure 2). The economics of Enterprise 2.0 are in favor of suites of tools, as end user value rises and prices fall with suites; however, few frms are thinking along these lines yet. Of those firms planning to use Enterprise 2.0 sofware in 2009, 54% will deploy just one or two tools. As a consequence, all the tools will see lower adoption than Enterprise 2.0 overall (see Figure 3).»

Finalement, si on se reporte une fois de plus à la figure 3, il est clair que le phénomène du micro-blogging ne trouve guère d’utilisateurs ou de promoteurs en entreprise, n’en déplaise à Laura Fitton ainsi qu’aux produits développés à cette fin tels que Yammer. Que Twitter ait connu une fulgurante croissance y est, à mon avis, pour quelque chose. En effet, que les vedettes de la télé ou du cinéma y gloussent de plaisir ne fait rien pour générer le sérieux nécessaire. Il faudra que les fonctionnalités soient intégrées dans un autre outil, tels que les réseaux professionnels, pour que leur emploi croisse dans les entreprises et vienne remplacer la messagerie instantanée.

Ce que je tiens à souligner en terminant, c’est l’importance du phénomène des idéagoras et de la Web TV. Ce sont, à mon avis, les deux outils qui domineront le Web 2,0 en entreprise au cours des prochains mois ! Déjà, certains fournisseurs de solutions Web 2.0, tels que Awak’iT ont compris…

Communication interactive Entreprise 2.0 Événements Ideagoras

De la nature de mon «coming out» professionnel…

14 mai 2009

Voici la nature de mon «coming out», fait hier soir dans le cadre du Yulbiz-spécial organisé dans le cadre de webcom-Momtréal et repris dans un communiqué.de presse. En passant, je vous reviens demain avec le premier d’une série de billets sur le webcom et ses à-cotés…

CLAUDE MALAISON, LE PIONNIER DE L’ENTREPRISE 2.0,
ET DANY THIBAULT, SPÉCIALISTE EN ÉVÉNEMENTIEL, SE JOIGNENT
AU CABINET DE RELATIONS PUBLIQUES ALLARD HERVIEU COMMUNICATION

Montréal (Québec), le 14 mai 2009 – Allard Hervieu Communication est heureuse d’annoncer la nomination de deux conseillers d’expérience au sein de son équipe : Claude Malaison, un des leaders de la communication interactive et des médias sociaux au Québec, ainsi que Dany Thibault, spécialiste en événementiel.

« L’arrivée de Claude Malaison au sein de notre équipe, à titre de directeur principal, Entreprise 2.0, confirme notre désir d’offrir un service de relations publiques des plus complets avec des outils innovateurs et à la fine pointe, a affirmé Marie-Françoise Hervieu, associée principale chez Allard Hervieu Communication. Avec l’expertise de Claude Malaison et de Dany Thibault, notre offre de services aux entreprises se trouve doublement bonifiée du point de vue des communications internes et externes. »

Considéré comme l’un des pionniers de l’intranet au Québec et l’une des sommités mondiales en ce qui a trait à l’intégration des technologies du Web 2.0 en entreprise, Claude Malaison était, depuis 2005, le président d’ÉmergenceWeb.

« Mon expertise au sein du cabinet permettra d’aider nos clients à mettre en place de nouvelles stratégies Web et des outils novateurs tels que les blogues, wikis, réseaux sociaux et idéagoras, a expliqué Claude Malaison. La communication interactive vise à rendre plus efficaces et plus actuelles les communications internes et externes, avec l’utilisation de stratégies faisant appel aux outils interactifs et aux médias sociaux et c’est ce que je suis fier d’apporter à l’équipe. »

En plus de sa participation rédactionnelle active à différents blogues, Claude Malaison dirige une série d’ouvrages collectifs depuis 2002, dont L’intranet dans tous ses états, L’intégration des 3Nets et Pourquoi bloguer dans un contexte d’affaires. Il travaille activement depuis 10 ans à l’organisation de différentes conférences internationales, dont celle du webcom Montréal qui se déroule deux fois par année. Il donne de nombreuses conférences publiques, en entreprise et en milieu universitaire, au Québec, en France et aux États-Unis. Il est ex-président-fondateur de l’Association des professionnels en intranet (API), vice-président, Finances et secrétariat, de l’organisme Yulbiz.org et chargé de cours en Pratiques de la communication interne interactive à l’Université de Montréal.

Voilà pour le communiqué de presse. Vous remarquerez que sur le site Web de notre cabinet, il y a une petite note dans l’en-tête qui précise que nous sommes présentement en refonte 2.0. C’est là, un des premiers effets concrets de ma présence. Attendez-vous donc à un tout autre site d’ici quelques semaines.

Et pour me rejoindre au travail, utilisez cette nouvelle carte d’affaires;

Entreprise 2.0 Intranet Mémoire d'entreprise

Kleenex, bacs à sable ou saucissons pour l’entreprise 2.0 ?

30 mars 2009

Samedi dernier, j’ai twitté en direct l’évènement «You on the Web» organisé par l’ESC de Lille en France. Lors des rapports d’atelier, diffusés en direct sur esc-lille.tv, il a été question de « projets bacs à sable»… Expression qui pour nous au Québec ne veut rien dire mais qui semblait allumer plusieurs participants, sur place ou à distance comme l’ami Vincent Berthelot .

Ce dernier a écrit un court billet hier sur ce sujet, référant à un document qu’il a commis sur les projets dits «Kleenex», l’équivalent du bac à sable, semble-t-il… J’en comprends que l’on parle ici de projets-pilotes ou, comme je le dis à mes clients, de projets corporatifs «saucissonnés». J’ai donc repris, avec sa permission, le texte du document en l’adaptant à la réalité nord-américaine et surtout québécoise :

Kleenex ou saucissons ?

Beaucoup de responsables de projets centrés sur l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et des communications (NTIC), qu’ils soient aux RH ou aux Communications, se heurtent tôt ou tard à la logique de fonctionnement de leur service ou département des systèmes d’information, communément appelés les Ti. Il est souvent question de sécurité, d’architecture d’entreprise, de choix technologiques, de budgets se comptant en millions de $ et de délais incertains.

C’est à ce niveau que certains s’engagent dans un processus long et coûteux d’analyse stratégique, de cas d’affaires, de cahiers de charge et d’appels d’offre et ce, parfois sans retour sur investissement (RSI ou ROI), tandis que d’autres abandonnent devant la complexité apparente de la gestion d’un projet. Enfin quelques-uns s’affranchissent de ce carcan et développent des solutions sur mesure.

Voici, tracé à grandes lignes, les avantages et les quelques risques d’une telle décision.

Questionnement

Vous avez développé une stratégie globale sur plusieurs années pour le développement d’un nouvel intranet intégrant les technologiques du Web 2.0. Vous deviendrez ainsi, pensez-vous, une véritable entreprise 2.0, souple agile, plus communautaire et plus collaborative.

Vous avez aussi une une idée précise de ce que vous voulez développer comme service ou application intranet s’appuyant sur le Web 2.0 mais votre enthousiasme vient d’être refroidi par la lourdeur des processus internes. Il est temps d’aborder votre projet sous un nouvel angle avec quelques questions indispensables:

Quel retour sur investissement et quel est le point d’équilibre avec votre budget ?
Quel délais de réalisation impliquent les processus internes et quelles sont leurs exigences quant à la précision du cahier des charges ?
Êtes-vous certain d’avoir tous les éléments pour rédiger un cahier des charges de ce niveau ?
Avez-vous bien évalué la formation et la gestion du changement nécessaires ?

Si ces premières questions soulèvent des doutes importants vous devriez envisager une solution alternative dont l’objectif est de développer et intégrer dans des délais et des coûts réduits un projet-pilote opérationnel, ce que les Lillois appelaient projet bac à sable, ce que Vincent nomme le projet-kleenex et que je nomme projet-saucisson.

La théorie du projet Kleenex :

Cette approche permet de démarrer un petit projet sans attendre d’avoir réuni tous les éléments indispensables à un grand projet d’entreprise 2.0. Vous privilégiez la rapidité du passage de l’idée à sa réalisation pour mobiliser l’équipe projet comme les utilisateurs. Dans la même logique que la création d’un site intranet vous fonctionnez sur le mode de l’itération et pouvez prendre en compte les insuffisances notables de la solution développée et les demandes des utilisateurs pour une version plus stable. Le temps de développement et de test de l’application permettra à votre projet de mûrir et de se clarifier tout en avançant.

L’investissement dans les deux éventualités demeure rentable… Ce fonctionnement itératif qui demande une collaboration intensive entre les différents acteurs n’est souvent possible qu’avec l’apport d’un consultant externe à même de crédibiliser la démarche auprès de la direction, d’arrondir les angles entre les divers services impliqués dans le projet mais aussi de conseiller les bons outils à mettre en place compte tenu des besoins des utilisateurs.

Et Vincent d’apporter un exemple concret au sein de sa propre organisation (RATP) :

«À titre d’exemple nous avons développé dans le département Ressources Humaines trois applications en ligne (base de données virtuelle, groupe de travail en ligne et trombinoscope interactif basé sur les savoirs faire) pour un projet de site intranet réservé aux responsables Ressources Humaines avec une enveloppe de moins de 170 KF».

Au Québec, la grande majorité des entreprises n’ont ni les ressources, ni les budgets pour se lancer dans l’intégration massive des technologies du Web 2.0 afin de générer collaboration, partage d’expertises, innovation et création de mémoire… Les enveloppes budgétaires sont encore moins importantes qu’en France ou aux USA. De là l’importance de saucissonner les projets en tranches ne dépassant pas les quatre ou cinq chiffres…

Les risques d’une telle démarche

La multiplication de micro-projets sans liens et sans interfacages, l’adoption de solutions logicielles clés en main de firmes externes sont aussi des risques récurrents. De là, la nécessité d’une gouvernance de projet claire où, pour éviter ces écueils il est capital d’associer dès le départ, à titre de soutien et d’experts un ou des responsables Ti. Ces derniers doivent faire preuve d’ouverture d’esprit, avoir une approche client, bien comprendre l’architecture interne et les arrimages à faire avec le Web 2.0. Sans cette connaissance de l’intégration des technologies du Web 2.0, le recours au consultant externe devient essentiel.

Conclusion

Communication interactive Entreprise 2.0 Intranet

Dessine-moi un intranet 2.0 : Un cas de bonne gestion du changement…

6 février 2009

Il semblerait y avoir deux façons pour les intranets 2.0 et tous les«Business Social Softwares» de ce monde de faire leur entrée en entreprise : Ou bien «top down» ou encore «bottom-up»…

Source Éric Blot Awak’iT

Bottom-up pourrait vouloir dire utiliser GoogleDocs pour partager des documents, Twitter pour communiquer des statuts ou gérer les mesures d’urgence, et PBWiki pour collaborer sur des documents en équipe. Les morceaux s’intègreraient petit à petit, de façon organique, dans un patchwork intranet que je qualifierais d’intranet pré-2.0 ou encore 1.5 si vous préférez… Et au fil des intégrations, avec les réseaux sociaux avec BlueKiwi, ou GoLightly, en lien avec un annuaire d’entreprise, des blogues avec WordPress, ensuite «agrégés» avec iGoogle ou Netvibes, etc. on parviendrait en bout de ligne à «l’entreprise patchwork 2.0».

Stratégie d’intégration

Si vous gérez l’intranet et l’introduction d’outils Web 2.0 dans votre organisation et en particulier la couche de «business social software», désolé les ami(e)s mais le «bottom-up« et le «patchwork organique» ne fonctionnent pas… «Bottom-up can’t be managed» comme disent nos Voisins du Sud. Vous êtes surpris ? Pas très 2.0 comme attitude non ? Faut être réalistes ici. Monter une stratégie d’intégration de tous les outils technologiques qui composent le coffre à outils d’une stratégie «entreprise 2.0» ne peut attendre l’intégration organique surtout avec un budget et des échéances à gérer…

Donc, vous devez orchestrer une stratégie traditionnelle d’intégration planifée, dite «top-down». Dans des grandes entreprises corporations ou ministères, la stratégie d’intégration est planifiée en plusieurs étapes, chacune comptant sur ses ressources de projet, humaines et financières ainsi que du budget nécessaire et surtout d’un échéancier réaliste. Et pour avoir quelques chances de succès, cette stratégie doit aussi comporter un volet communication et surtout de gestion du changement. Car avec un échéancier souvent serré, implanter de nouveaux outils génère habituellement une levée de boucliers des utilisateurs, bercés de leurs habitudes intranet 1.0.

Mais qu’en est-il des PME ou organismes publics comme les universités ? J’ai toujours eu l’impression qu’il devait en être de même et le pense encore mais je dois avouer que le cas de l’Université PennState et de son progamme appelé Outreach aux USA m’a fait écarquiller les yeux… Cette étude de cas m’a été refilée par l’ami Chris McGrath et voici comment il me l’introduit : «I have never, ever come across an enterprise social software launch as fast, well-orchestrated and effective as the one Penn State Outreach did last week.».

Remarquez qu’il parle du lancement de la partie social software comme intranet mais quand même, lisez bien ce qui suit ; Un petit bijou de créativité, débrouillardise, communication et gestion de changement… J’ai demandé à Chris la permission de traduire ce qui suit d’un de ses billets :

Déploiement à 1 500 utilisateurs en sept semaines, congé des Fêtes inclus…

Pendant que Chris était en train de finaliser le contrat avec le département des achats, la coordonnatrice intranet, Bevin Hernandez, était déjà en train de travailler sur l’échéancier de lancement dans son bureau.

La planification du lancement

La date choisie pour le lancement a été le 29 janvier, seulement sept semaines plus tard avec le congé des Fêtes entre les deux… Ce devait être un lancement très «public». L’équipe a donc demandé aux 1 500 employés de geler la date dans leur agenda et de ne rien prendre d’autre parce qu’il y aurait quelque chose de très important et mystérieux.

Une mystérieuse carte postale demandant aux employer de bloquer la date du lancement dans leur agenda.

Formation technologique

L’équipe intranet savait aussi qu’un des principaux freins à l’adoption serait l’inconfort technologique de plusieurs employés. Donc coïncidant avec le lancement, ils ont créé une formation appelée «Professional Development Series». J’aime bien le titre accrocheur…

La «Professional development series» conçue pour former et informer les usagers aux outils de collaboration 2.0

Le coordonnatrice Bevin a mentionné qu’à date, ces formations avaient un «immense succès».

It’s all about People

L’intranet forcément a pris le nom : Outreach et le thème de la campagne de lancement de sa nouvelle version était : “A Time to Connect”.

En ligne avec le thème, ils ont fait ce que j’appelle de la communication croisée avec la création de posters comme «teasers» pour les profils relationnels du nouvel intranet.

Selon madame Bevin, ces posters ont été le plus gros accrocheur de la campagne : “I heard references to it in various meetings and classes where people thought it was fantastic and ‘wished they could do that’. L’équipe a dû étouffer des petits rires parce qu’ils savaient bien qu’ils pourraient effectivement le faire bientôt.

«Kits» de bienvenue

Chaque employé a reçu un «kit de bienvenue» contenant l’horaire de la journée une pochette avec des documents spéciaux.

Des volontaires en train d’assembler les 1500 kits de bienvenue

Le jour du lancement

Ce que je vous décris n’est qu’un rapide survol de ce qui s,est fait, cette journée-là…

Ils ont constitué un objectif clair :

“The intranet will engage employees to connect across Outreach with peer, management, and leadership, encouraging collaboration and knowledge sharing. These connections will provide greater service to our learners, our communities, and each other.”

Ils ont installé d’immenses posters dans les ascenseurs et dans les divers endroits très fréquentés par le personnel.

Ils ont «coulé» une video montrant un «feature» du nouvel intranet.

Ils ont diffusé un message audio du vice-président.

Ils ont lancé un appel sur tout le campus pour participer à un projet très exclusif et avec 20 volontaires, ont monté un groupe-pilote

Ils ont tenu ce que les américains appellent un barnraising. Nous ici c’est une corvée. En wiki SVP !

Tout cela en sept semaines et le jour du lancement, le coordonnateur est apparu sur cette vidéo :

Bevin Hernandez présentant le nouvel intranet our.outreach

Réception enthousiaste

Peu de temps après le lancement, des commentaires enthousiastes ont commencé à affluer des urilisateurs :

“I’ve utilized an intranet in most of the jobs that I’ve worked to this point. Our.Outreach is HANDS DOWN the very best I’ve seen/used. Fantastic job!”

“Thanks so much for your efforts on behalf of yesterday’s launch. What a rich addition to our environment! I spent hours clicking and exploring and investigating and didn’t put a dent in it.”

“One of the great reasons that this project has come to this point, and why we are sharing in the success of this launch today, is that our.outreach is an intranet project which is not ‘owned’ by the technologists within the organization (and that would be by my unit, Outreach Technology Services). Everyone ‘owns’ the content and we as the technology unit facilitate its use and availability. We all now have the ability to share our stories, and it truly is a shared business venture!”

Un projet novateur

Le projet «Penn State Outreach’s enterprise social software» a été novateur de plusieurs façons, dont la première fois que qu’un projet comme Outreach était présenté directement aux employés au lieu de passer par la ligne hiérarchique et les gestionnaires

Mais pour Chris, le consultant intranet et vendeur de la solurion retenue (Thoughtfarmer» : »Most importantly to me, this was the shortest “decision-to-implementation” project that the organization has ever undertook. Plus de 75 personnes ont participé à ce projet. Si vous voulez en savoir plus, le projet a aussi fait l’objet d’une série de billets dans The Communication Insider.